Geld sparen: 6 Tipps um die Telefonkosten in Unternehmen zu reduzieren

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@ s4visuals, depositphotos.com

Trotz sinkender Preise zählen die Telefonkosten auch heute noch zu den kostenintensivsten Faktoren in Unternehmen. Jedoch lassen sich die Ausgaben bereits mit einigen wenigen Tricks effektiv reduzieren. Wie das genau funktioniert, zeigt dieser Ratgeber.

Warum ist das Telefon in Unternehmen immer noch mit hohen Kosten verbunden?

Auch in Zeiten von E-Mails, Support-Tickets und Direkt-Nachrichten stellt das Telefon eine der wichtigsten Schnittstellen für die Kommunikation in Unternehmen dar. Vor allem langwierige Telefonate ins Ausland und die Kosten von Firmenhandys schlagen jedoch in diesem Zusammenhang besonders stark zu Buche. Ein weiterer Grund für hohe Kosten ist die Tatsache, dass viele Unternehmen Verträge mit Telefonanbietern haben, die mittlerweile stark veraltet sind. Auf diese Weise hat der allgemeine Preissturz der Telefonkosten keine Auswirkungen auf die Unternehmenskosten. Was Betriebe gegen hohe Ausgaben unternehmen können, verraten die folgenden Tipps…

Die Telefonkosten in 6 Schritten senken: So funktioniert’s

Tipp 1: Alte Verträge kündigen

Im Gegensatz zu vergangenen Tagen ist der Wechsel eines Anbieters heute nicht mehr mit sonderlich viel Aufwand verbunden. Zwar müssen Unternehmen auch heutzutage ein wenig Energie in den Anbieterwechsel stecken, allerdings können hieraus durchaus enorme Einsparungen mit langfristigem Charakter resultieren. Mit der Hilfe des Internets lassen sich in der modernen Zeit Anbieter und deren Konditionen innerhalb von nur wenigen Minuten miteinander vergleichen. Weiterhin kommt es häufig vor, dass der alte Anbieter im Zuge der Kündigung ein neues, deutlich preiswerteres Angebot unterbreitet, um seinen Kunden zu behalten. Wer hier clever verhandelt, schlägt unter Umständen einen besonders günstigen Deal heraus.

Tipp 2: Firmenhandys auf Kosten untersuchen

Insbesondere Firmenhandys von Mitarbeitern die häufig im Ausland unterwegs sind, verursachen nicht selten horrende Telefonkosten. Hier gilt es zu überprüfen, ob es auf dem Markt nicht auch kostengünstigere Lösungen gibt. Vor allem günstige Prepaid-Karten für die USA, China, Australien oder andere Länder können die Kosten effektiv eindämmen. Auch hier lässt sich mit einem simplen Vergleich im Internet schnell herausfinden, welches Angebot das preisgünstigste ist.

Tipp 3: Call-by-Call Nummern nutzen

Wer einen Festnetzanschluss der Deutschen Telekom sein Eigen nennt, kann durch die Nutzung von Call-by-Call Rufnummern mit jedem Telefonat bares Geld sparen. Anbietern von Rufnummern dieser Art rechnen das Telefonat separat bei der Telekom ab, sodass der Kunde lediglich den Tarif des Call-by-Call Providers bezahlen muss. Zu beachten ist, dass Service-Nummern in der Regel von Call-by-Call Anrufen ausgeschlossen sind und sich die Konditionen je nach Uhrzeit bzw. Anrufziel ändern können. Die Durchführung eines solchen Anrufes funktioniert wie folgt:

– Über das Internet werden die Anbieter von Call-by-Call Anrufen verglichen und der beste Tarif ausgewählt
– Die gewünschte Sparvorwahl wird zuerst in das Telefon eingegeben
– Im Anschluss wird die entsprechende Telefonnummer ganz normal gewählt

Tipp 4: IP-Telefonate nutzen

Mit der Hilfe von Voice-over-IP Programmen lassen sich Gespräche von der Telefonleitung ganz einfach in das Internet verlegen. Neben einem schnellen Internetanschluss wird für die Durchführung lediglich ein Headset mit integriertem Mikrofon benötigt. Ist zusätzlich eine Kamera vorhanden, so können auf diese Weise ebenfalls Videoanrufe durchgeführt werden. Ein Nachteil ist, dass alle Gesprächsparteien die Software sowie das entsprechende Equipment benötigen. Ein beliebtes Tool ist hier z.B. Skype von Microsoft oder FaceTime von Apple.

Tipp 5: Klare Regeln für Telefonnutzung festlegen

Da sich in der Praxis nur sehr schwer nachvollziehen lässt, wofür Firmentelefone und Diensthandys genau genutzt werden, sollten Unternehmen für die Nutzung von Telefonen klare Regeln formulieren und auf das Vertrauen ihrer Mitarbeiter bauen. Insbesondere bei Diensthandys für den Außendienst kann die private Nutzung schnell zu einer wahren Kostenexplosion führen. Häufig geschieht das allerdings unbewusst, weil dem Mitarbeiter gar nicht genau bewusst ist, welche Kosten er durch sein Verhalten generiert. Aus diesem Grund sollten Grenzen hinsichtlich der Telefonnutzung immer klar und direkt aufgezeigt werden.

Tipp 6: Regelmäßige Kostenanalyse durchführen

Nur wer die Zusammensetzung einer bestimmten Kostengruppe genau kennt, kann am Ende überhaupt erst Einsparpotenziale aufdecken. So gehen unnötige Kosten bei fehlender Analyse häufig im Trubel des Alltags unter und werden vom Unternehmen gar nicht als solche wahrgenommen. Um dem entgegenzuwirken sollten die Abrechnungen des Telefonanbieters in regelmäßigen Intervallen auf vermeidbare Kosten untersucht werden. Vor allem grafische Hilfsmittel wie Diagramme können dabei sehr hilfreich sein.

Was gibt es abschließend zum Thema zu sagen?

Wie sich zeigt, existiert gleich eine ganze Reihe an Maßnahmen mit deren Hilfe sich die Telefonkosten in einem Unternehmen effektiv senken lassen. Da unnötige Mehrkosten im Prinzip nichts anderes als rausgeschmissenes Geld sind, sollten Handlungen die das Ziel der Telefonkostenreduzierung verfolgen schnellstmöglich durchgeführt werden.

 

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