7 wissenswerte Steuertipps für Selbstständige und Freiberufler

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Immer mehr Menschen wählen ein freiberufliches Betätigungsfeld. Hierzu gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit. So sind z.B. Musik- oder Sportlehrer freiberuflich tätig. Auch Ärzte, Anwälte, Heilpraktiker, Krankgymnasten und andere im Einkommensteuergesetz aufgezählte Berufsgruppen sind als Freiberufler tätig.

Hiervon abzugrenzen sind Berufsgruppen, die gewerblich tätig sind. Dazu gehören z.B. Handwerker, Bäckereibetriebe oder Restaurants. Anders als Freiberufler, müssen diese Personen jedoch Gewerbesteuer entrichten, sofern sie mehr als etwa 24.000€ Gewinn im Jahr erwirtschaften.

Nicht immer fällt die richtige Vorgehensweise im Dschungel der Steuergesetze leicht. Durch eine mangelnde Sachkenntnis kann auf diese Weise bei jeder Steuererklärung Geld verloren gehen.

Wir haben einige Tipps unter die Lupe genommen, mit denen Selbstständige (egal, ob Freiberufler oder gewerblich Tätige) Steuern sparen können.

1. DIE RICHTIGEN STEUERUNTERLAGEN EINREICHEN

Ganz gleich wie hoch die monatlichen Einnahmen sind, ist jeder Selbstständige zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Die Einkommensteuerklärung besteht aus einem sogenannten Mantelbogen und verschiedenen Anlagen. Freiberufler haben die Anlage S auszufüllen, Gewerbetreibende die Anlage G.

Wichtig zu wissen: Ab Einnahmen in Höhe von mindestens 17.500 Euro pro Jahr gilt es, die Anlage EÜR ausgefüllt beizufügen. In diesem Formular sind die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben anzugeben. Der Saldo ist dann hoffentlich ein Gewinn und kein Verlust.

Erklärungen sind grundsätzlich elektronisch abzugeben. Die Finanzverwaltung stellt hierfür kostenlos ein Programm zur Verfügung (ELSTER).

2. DURCH BETRIEBSAUSGABEN ZU GERINGEREN STEUERN

Betriebsausgaben – was zählt dazu? Viele haben Schwierigkeiten bei der Ermittlung relevanter Ausgaben. Dabei ist es ganz einfach: Alles, was im Rahmen der beruflichen Tätigkeit Einsatz findet, zählt zu den Betriebsausgaben.

Ein Autor benötigt für die Ausübung der schriftstellerischen Tätigkeit einen Computer, der Anwalt ein Büro. Wieder andere Selbstständige arbeiten vorwiegend über das Telefon oder akquirieren Kunden über den mobilen Kontakt. Auch Telefon- und Internetkosten zählen je nach Tätigkeit dazu.

Diese Ausgaben lassen sich vollständig oder anteilsmäßig – je nach Art – absetzen. Das bedeutet, dass die Kosten mit den Betriebseinnahmen verrechnet werden und so den Gewinn und damit die Einkommensteuer verringern.

Wie geht man mit Fremdleistungen um?

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Rechnungen für Leistungen, die von anderen Personen für den Selbständigen erbracht wurden, müssen folgende Angaben enthalten, um als Betriebsausgabe gewertet werden zu können.

  • Namen und Adresse des Rechnungsstellers
  • fortlaufende Nummer der Rechnung
  • die Bezeichnung der Leistung in Worten, Dauer oder Stückzahl, Informationen zu Honoraren
  • die Steuernummer des Rechnungsstellers
  • Umsatzsteuer (sofern diese ausgewiesen wird)

Die gleichen Angaben müssen natürlich auch auf der Rechnung des Selbstständigen auftauchen, wenn er mit einem Kunden abrechnen möchte.

Wichtig: Wer Kleinunternehmer ist und damit keine Umsatzsteuer ausweist, muss in seiner Rechnung darauf hinweisen. Fehlt dieser Hinweis, kann das Finanzamt unter Umständen die Umsatzsteuer einfordern.

3. DER VORTEIL AUS GEMISCHTEN KOSTEN

Internet und Telefon zählen zu den sogenannten gemischten Kosten und sind zumeist nur anteilsmäßig abzusetzen. Die Ursache ist einfach: Das Finanzamt kann nicht ausschließen, dass Internet und Telefon auch für private Zwecke Verwendung finden und so berechnet es den jeweiligen Anteil aus der Art der Nutzung.

Gleiches trifft auf die Art der Nutzung beruflicher Räume zu, so sie sich in der Privatwohnung befinden. Auch hier ist es möglich Kosten abzusetzen, doch werden diese je nach Größe der Wohnung sowie des Arbeitsraumes genauestens berechnet.

4. UMSATZSTEUER ZURÜCK – ABER WIE?

Sofern die betrieblichen Einnahmen im Jahr die Grenze von 17.500 € nicht überschreiten, muss der Selbstständige als sogenannter Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt bezahlen. Das heißt aber nicht, dass er keinesfalls eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss. Das Finanzamt überprüft diese Grenze und kann die Abgabe einer Umsatzsteuerklärung verlangen. Auch wenn keine Steuer zu zahlen ist.

Selbstständige, die höhere Betriebseinnahmen haben, müssen 7 % oder 19 % Umsatzsteuer von ihren Einnahmen an das Finanzamt abführen. Dafür können sie aber auch die Umsatzsteuer (Vorsteuer), die in von ihnen bezahlten Rechnungen steckt, mit ihrer Umsatzsteuer verrechnen.

Wer eigentlich Kleinunternehmer ist, kann freiwillig Umsatzsteuer zahlen. Er kann dann im Gegenzug  auch die Vorsteuer gegenrechnen. Was für einen günstiger ist, muss man individuell ausrechnen und entscheiden.

Jedes Jahr ist – ebenfalls elektronisch – eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Ab einer bestimmten Größenordnung sind zusätzlich monatlich oder vierteljährlich sogenannte Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Hierbei handelt es sich quasi um eine vorab zu leistende Vorauszahlung, bevor es zur Endabrechnung in der Jahreserklärung kommt.

5. DAS FAHRZEUG IM BEREICH DER BETRIEBSAUSGABEN

Wer sich mit dem Fahrzeug auf eine berufliche Reise begibt, kann hierfür Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Pro gefahrenem Kilometer kann man 0,30 € als Betriebsausgabe absetzen. Diese Regelung kommt immer dann zum Tragen, wenn das Auto üblicherweise privat genutzt wird (> 90%) und daher betriebsbedingte Fahren die Ausnahme darstellen.

Wenn ein Fahrzeug sogar mehr als 50 % beruflich genutzt wird, so wird es unter dem Begriff „Betriebsvermögen“ erfasst.  In diesem Fall sind die Kosten der Anschaffung und laufende Kosten wie Treibstoff, Versicherung, Kfz-Steuer und Reparaturen  genau zu dokumentieren. Diese Kosten stellen dann eine Betriebsausgabe dar. Das Finanzamt fordert dann aber Beweise für die tatsächliche betriebliche Nutzung, die es in Form eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs einholt.

Es gibt zudem noch weitere Vorschriften rund um geschäftliche PKWs, wie z.B. die 1%-Regelung, die zur Versteuerung des privaten Anteils bei überwiegend betrieblichen genutzten Fahrzeugen zum Einsatz kommt. Auch die Frage, ob ein Wagen gekauft oder geleast werden sollte, muss der Unternehmer sich genau ausrechnen.

6. WAS SIND ABSCHREIBUNGEN (AFA)?

Die Kosten für Gegenstände, die mehrere Jahre genutzt werden können, dürfen grundsätzlich nicht in einem Betrag als Betriebsausgabe angesetzt werden. Die Ausgabe ist dann auf die gewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen.  Hierfür gibt es sogenannte AfA- Tabellen.

Ein Laptop hat z.B. für steuerliche Zwecke eine Nutzungsdauer von 3 Jahren. Kostet dieser 1.800 €, so pro Jahr maximal nur 600 € (3 x 600 € = 1.800 €) als Betriebsausgabe abgesetzt werden

Hiervon gibt es eine Ausnahme für sogenannte „Geringwertige Wirtschaftsgüter“, deren Anschaffungskosten auch bei mehrjähriger Nutzung sofort in einem Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden können.

7. BETRIEBSAUSGABEN UND BETRIEBSEINNAHMEN RICHTIG ABGRENZEN

Eine Rechnung wurde Ende vergangenen Jahres geschrieben und nun ist die Steuererklärung dran! Wozu zählen dann die Einnahmen aus der Rechnung, die erst im Januar auf dem Konto eingingen? Sie zählen zum aktuellen Jahr und nicht zum vorherigen, müssen als erst in die nächste Steuererklärung einfließen. Gleiches gilt bei Betriebsausgaben. Diese sind ebenfalls  erst im Jahr der Zahlung zu erfassen.

Das Steuerrecht bezeichnet diese Verfahrensweise bei der Ermittlung des Gewinns als „Abflussprinzip“. Es zählt also, wann das Geld auf dem Konto eingetroffen ist.

Ist ein gewerblich tätiger Selbstständiger jedoch zum Erstellen einer Bilanz verpflichtet (ab 500.000 € Jahresumsatz bzw. 60.000 € Jahresgewinn), müssen die Ein-  und Abgänge nach dem Rechnungsdatum und nicht nach dem Datum des Zu- oder Abflusses berücksichtigt werden. Dies wird auch als „Entstehungsprinzip“ bezeichnet.

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