Digitalisierung von Unternehmensprozessen: Für wen lohnt sich die Einführung eines ERP-Systems?

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© NicoElNino/shutterstock

Die Digitalisierung hält schon seit Jahren Einzug in deutschen Unternehmen. Nicht zu Unrecht, denn dank ihr können Firmen sowohl ihre Prozesse als auch Strukturen deutlich effizienter gestalten als es vorher der Fall war. Schneller, besser, flexibler – so müssen die Arbeitsabläufe in Betrieben heute sein. Denn nur so können sie sich gegen die bestehende Konkurrenz behaupten. Nur so, lassen sich Bestandskunden halten und Neukunden akquirieren.

Wer von Digitalisierung spricht, meint in diesem Zusammenhang die kleinen Helfer des Unternehmensalltags: Softwareprogramme. Ursprünglich ging der Trend in Richtung Insellösungen. Darunter sind verschiedene Einzel-Systeme zu verstehen, mit denen Firmen ihre Prozesse digital durchführen. Dieses Vorgehen ist bequem und versprach bisher Flexibilität. Gleichzeitig sind sie aber auch unübersichtlich und vor allem in der Regel nicht miteinander kompatibel. Das Ende vom Lied ist die Tatsache, dass sprichwörtlich die rechte Hand nicht weiß, was die Linke eigentlich tut. An diesem Punkt setzen nun Komplettlösungen wie ERP-Systeme an. Denn diese sorgen ebenfalls für Flexibilität, schnelleres Agieren und überschaubare Kosten – doch statt vieler Einzellösungen handelt es sich hierbei nur um ein Programm. Trotz der Vorteile stellt sich für viele Firmen die Frage: Lohnt sie sich für mein Unternehmen?

Alle Prozesse auf einen Blick

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Insellösungen, die allerdings jeweils nur einen Bereich abdecken. Langfristig kann dieses Vorgehen problematisch werden. Denn wenn das Unternehmen rentabel ist, mehr Aufträge an Land zieht und sich die Auslastung erhöht, können Einzelprogramme unübersichtlich werden. Das führt irgendwann zu einem ineffizienten Arbeitsablauf, der nur unnötig Zeit und Energie kostet. Bei einem ERP-System haben Firmen hingegen sowohl alle Prozesse als auch Strukturen im Blick – und das in Echtzeit!

  • Personalwirtschaft
  • Materialwirtschaft
  • Logistik
  • Vertrieb
  • Ein- und Verkauf
  • Marketing
  • Buchhaltung
  • CRM
  • Warenwirtschaft

Alle Inhalte der oben genannten Bereiche sind dank ERP nur einen Klick entfernt. Zudem haben alle berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf die Informationen. Dadurch verbessert sich die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen, Ressourcen werden geschont und der Arbeitsaufwand enorm erleichtert. Alleine aus diesen Gründen lohnt sich ein ERP-System für Unternehmen jeder Größe. Die Anzahl der Mitarbeiter spielt dabei keine übergeordnete Rolle. Sobald mehrere Personen in einem Bereich tätig sind und abteilungsübergreifend arbeiten, ist die Implementierung einer ERP-Lösung sinnvoll. Schon allein deswegen, weil höchstwahrscheinlich die Konkurrenz ebenfalls eine solche nutzt.

Mehr Flexibilität durch Cloud-Lösungen

Der nächste Schritt im Bereich Digitalisierung ist die Nutzung einer Cloud. Ganz vereinfacht gesagt, handelt es sich dabei um externe Speicherplattformen, die von Herstellern betrieben und von Unternehmen gebucht werden. Sie lagern ihre Informationen, Daten und Dokumente somit aus. Der Vorteil einer Cloud-ERP liegt somit unter anderem darin, dass Firmen auf eine eigene Hardware verzichten können. Gänzlich ohne wird es selbstverständlich nicht gehen. Aber für Wartung, Reparatur und Qualitätssicherung ist der Anbieter zuständig. Die Unternehmen selber, die eine Cloud in Anspruch nehmen, benötigen somit keine eigenen Techniker mehr und sparen Kosten im Bereich Ressourcen ein. Weiterhin ist es dank Cloud-ERPs möglich, von überall auf der Welt auf die Inhalte zugreifen zu können. Da immer mehr Arbeitnehmer die Vorteile des Home Office erkennen, spielt ein mobiler Zugriff von den eigenen vier Wänden aus ebenfalls eine große Rolle. Flexibilität bedeutet aber auch, ausschließlich Komponenten in die Software aufzunehmen, die wirklich relevant sind. Viele Komplettversionen bergen den Nachteil, dass Unternehmen Funktionen erhalten, die sie nicht benötigen. Eine flexible Zusammenstellung spart hingegen Kosten und man kann sich auf das Wesentliche beschränken. Sofern Bedarf besteht, den Funktionsumfang zu erweitern, ist dies in der Regel problemlos möglich.

Die Antwort lautet: „Ja“

Lohnt sich die Implementierung einer ERP-Software für Unternehmen? Definitiv. Sollten sich Firmen die Entscheidung zu leicht machen? Auf keinen Fall! Auf dem Markt gibt es eine Fülle an ERP-Systemen, die alle mehr Effizienz und weniger Kostenaufwand versprechen. Wer sich für den Kauf entscheidet, sollte sich daher immer im Klaren darüber sein, was das Beste für das eigene Unternehmen ist. Dazu zählen unter anderem Faktoren wie diese:

ERP-Lösungen sind selbstverständlich kein Garant dafür, plötzlich schneller und besser als die Konkurrenz zu sein. Sie helfen aber dabei, stets den Überblick über alle Strukturen sowie Prozesse zu haben. Zudem wird der Arbeitsaufwand minimiert, weil Aufgaben nicht mehr händisch erledigt werden müssen und Abteilungen besser zusammenarbeiten können.

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