Buchhaltung für Existenzgründer leicht gemacht

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@ korovin, depositphotos.com

Existenzgründer können es sich meistens überhaupt nicht leisten, von Anfang an einen Buchhalter einzustellen. Allerdings handelt es sich bei der Buchhaltung um ein sehr wichtiges Thema, was schon vor der Gründung beachtet werden muss.

Die Buchführung ist in Deutschland Pflicht für Unternehmen, weshalb sich auch Kleinunternehmer und Freiberufler damit auseinandersetzen müssen. Werden die Bücher nicht ordnungsgemäß geführt, dann können die Steuerbehörden mit einer Anzeige wegen Steuerbetrug drohen.

Zur Buchhaltung zählen nicht nur die Kundengeschäfte und Lohnzahlungen, sondern auch die Wareneingänge und Warenausgänge, anfallende Kosten für die Lieferanten, sowie auch die Aufnahme von Krediten. Die Bilanz zeigt am Ende der jeweiligen Rechnungsperioden die Gewinne und Verluste an. Selbständige und kleine Unternehmen können ihre Gewinne in der Regel mit einer einfachen Buchführung kalkulieren, während größere Unternehmen auf die doppelte Buchführung angewiesen sind.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Wer sich als Existenzgründer für die Kleinunternehmerregelung entscheidet, braucht keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn der geplante Umsatz unter 50.000 Euro liegt. Die Voraussetzung für diese Regelung ist, dass im vorherigen Geschäftsjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz erzielt wurde. Die Umsatzsteuervoranmeldung fällt also in diesem Fall weg, da bei den Rechnungen keine Umsatzsteuer anfällt. Es spielt dabei auch keine Rolle, ob die Rechnungen schriftlich oder elektronisch ausgestellt werden. Wichtig sind lediglich die korrekten Angaben wie z.B. die Rechnungsnummer und Verwendungszweck, Steuernummer, Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, die Anschrift, Datum, usw.

Als Freiberufler oder Kleinunternehmer muss man die Steuererklärung jährlich bis zum 31. Mai abgeben, mit einem Steuerberater hingegen hat man bis Jahresende Zeit. Alle Unterlagen, Belege und Rechnungen müssen bei Bedarf vorgelegt werden können und müssen über einen Zeitraum von mind. 10 Jahre aufgehoben werden. Entscheidet man sich als Existenzgründer für eine praktische Buchhaltungssoftware, dann ist ebenfalls auf die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflichten zu achten.

Was bringt eine Buchhaltungssoftware?

Nicht jeder Existenzgründer hat Lust darauf, die Finanzen einem Buchhalter oder einer Buchhaltungsagentur anzuvertrauen, ganz davon abgesehen, dass sich viele Gründer diese zusätzlichen Ausgaben überhaupt nicht leisten können. Wer keine Ahnung von Buchhaltung hat, kann sich mit einer Buchhaltungssoftware diese komplizierten Aufgaben vereinfachen. In der Regel enthält diese Software praktische Vorlagen, die vom Benutzer nur noch mit den richtigen Kontennamen und Beträgen ausgefüllt werden müssen. Einige Programme für die Buchhaltung ermöglichen sogar den Datenaustausch mit dem Finanzamt (oder einem Steuerberater). Kennt man sich als Gründer mit solcher Software aus, dann lässt sich damit Zeit und Geld sparen, ganz davon abgesehen, dass man den Betrag für diese Programme wieder steuerlich geltend machen kann.

Eine gute Buchhaltungssoftware muss nicht nur alle Buchungen schnell und einfach erfassen können, sondern möglichst auch Angebote erstellen und Rechnungen schreiben, Aufträge bestätigen und Zahlungen veranlassen. Praktisch ist, wenn mit dem Programm dann auch noch die unterschiedlichen Konten automatisch verwaltet werden und automatisierte Verbuchungen möglich sind. Es lohnt sich also unbedingt, bei der Auswahl von einer geeigneten Buchhaltungssoftware, auf diese wichtigen Faktoren zu achten.

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist Pflicht, wenn das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder wenn Umsatz und Gewinn höher sind, als 60.000 Euro im Jahr. Im Vergleich zur einfachen Buchführung sind hier allerdings Fachkenntnisse notwendig, da im Prinzip jede Branche ihre eigenen Kontenrahmen aufweist. Vereinfacht ausgedrückt wird bei dieser Buchhaltung jeder Beleg doppelt verbucht, also nicht nur auf dem Konto, sondern auch auf einem Gegenkonto. In jedem Bereich wird die Soll- und Habe-Bilanz einander gegenüber gestellt, so dass am Jahresende eine aussagekräftige Bilanz Auskunft über die finanzielle Unternehmenslage gibt. Auch wenn beispielsweise das Bankkonto auf dem Nullstand ist, bedeutet das noch lange nicht, dass man als Unternehmer pleite ist. Sind noch verwertbare Rohstoffe vorhanden, dann handelt es sich dabei um verkaufbare Werte. Die erwirtschafteten Erträge werden bei der doppelten Buchführung mit den Aufwendungen verglichen. Daraus wird dann nicht nur die Bilanz ersichtlich, sondern auch eine Erfolgsrechnung (ER).

Durch eine doppelte Buchhaltung lassen sich viele zusätzliche Informationen ermitteln, mit denen der Unternehmenserfolg gesteigert werden kann. Es geht hier also um weit mehr, als nur um eine Bilanz über Gewinne oder Verluste. Sie gibt genaue Auskunft, wie viel Geld täglich zur Verfügung steht, wie es mit den Lagervorräten aussieht und natürlich auch, für welche Zwecke das Geld ausgegeben wurde.

Fazit

Auch wenn man als zukünftiger Gründer sehr viel um die Ohren hat, sollte man sich unbedingt etwas näher mit der Buchhaltung beschäftigen, da Unwissenheit leider nicht vor Strafen vom Finanzamt schützt. Es ist empfehlenswert, als Existenzgründer erst einmal eine fachkundige Beratung in Anspruch zu nehmen, damit man eine Ahnung hat, welche Buchhaltungsform für das eigene Unternehmen zutrifft. Mit diesen Informationen und einigen Grundkenntnissen über die Buchführung, lässt sich dann auch eine bessere Entscheidung treffen, ob ein Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware angebracht ist. Für Freiberufler und kleine Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, ist bei einem jährlichen Umsatz von weniger als 500.000 Euro die einfache EÜR-Buchhaltung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ausreichend. Größere Unternehmen sind auf die doppelte Buchführung angewiesen, bei der nicht nur die Gewinn- und Verlustrechnungen erstellt  werden, sondern  auch das Anlage- und Umlaufvermögen berücksichtigt werden muss.

 

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