Arbeitsprozesse erleichtern – diese Tools machen es möglich!

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startup team meeting
@ LeonidKos, depositphotos.com

Gründer, Startups und Selbstständige haben gerade am Anfang ihrer Laufbahn meistens ein recht knappes Budget. Hinzu kommt, dass sie viel Zeit und Energie darauf verwenden, die eigenen Unternehmensstrukturen zu optimieren, um sich erfolgreich auf dem Markt etablieren zu können.

Doch nicht jeder Jungunternehmer hat das nötige Know-How, um auf allen Gebieten ein Experte zu sein oder die finanziellen Mittel, um Teilbereiche an einen Spezialisten auszulagern. An diesem Punkt können Softwareprogramme die Lösung des Problems sein. Doch welche Produkte sind wirklich sinnvoll für ein junges Startup?

Buchhaltungsprogramme

Zum Leidwesen vieler Unternehmen ist die Buchhaltung ein essentieller Bestandteil eines florierendes Business‘. Jeder Selbstständige ist gesetzlich dazu verpflichtet, diese zu erledigen. Dies ist jedoch durchaus sinnvoll, da ein Unternehmer nur so den Überblick über seine finanzielle Situation behält und dementsprechend – wenn nötig – direkt handeln kann. Wer sich allerdings nicht mit Buchführung auskennt, kann bei dieser Tätigkeit schnell an seine Grenzen stoßen. Ein Softwareprogramm wie lexoffice kann dabei helfen, die eigenen Finanzen stets im Blick zu behalten. Solche Lösungen erleichtern auch denjenigen die Buchführung, die kaum Erfahrungen auf diesem Gebiet haben. Zudem lässt sich mit solchen Programmen schneller und effektiver arbeiten. Dank hilfreicher Funktionen kann so der Arbeitsprozess optimiert werden. Da mittlerweile sehr viel Wert auf Flexibilität ebenso wie auf Mobilität gelegt wird, gibt es die Buchhaltungssoftware als praktische App für unterwegs. Mit ihr ist es möglich, Rechnungen oder Kassenbelege abzufotografieren und diese in die App einzupflegen. Dadurch geht kein Beleg mehr verloren! Außerdem bietet die App eine Schnittstelle zum Datenaustausch. Es stellt demnach kein Problem dar, die Daten dem Steuerberater zu übermitteln, der diese wiederum nur gebündelt exportieren muss. Alternativ kann man sich auch die anderen Buchhaltungsprodukte von Lexware ansehen, die es auf dem Markt gibt oder sich im Ratgeberbereich wichtige Tipps und Tricks rund um das Thema Buchführung holen. So steht einer professionellen Führung der Bücher nichts mehr im Weg.

Projektmanagementsoftware

Projekte muss man detailliert planen, um sie den Wünschen des Kunden entsprechend umzusetzen. Eine Projektmanagementsoftware wie Trello hilft dabei, strukturiert vorzugehen. Das Programm ermöglicht es Gründern, für jedes Projekt ein separates Board anzulegen und dieses mit den zuständigen Mitarbeitern gemeinsam zu bearbeiten. Problemlos kann man so die jeweiligen Fortschritte verzeichnen, Termine hinterlegen, Notizen hinzufügen und Aufgaben verteilen. So sorgt man für eine optimale Auslastung der Mitarbeiter, die sich letztlich auch in den Umsätzen des Unternehmens widerspiegelt. Denn nur, wenn die Projekte rechtzeitig erledigt werden und die Aufträge fristgerecht fertiggestellt sowie an die Kunden übermittelt werden, sind diese zufrieden und werden das Unternehmen weiterhin beauftragen. Denn letztlich ist der Erfolg eines Betriebes abhängig von seinem Kundenstamm. Ein ebenso beliebtes Kollaborations-Tool wie Trello ist Bitrix24. Mit diesem Programm kann man nicht nur Aufgaben und Projekte verwalten, sondern erhält gleichzeitig ein internes, soziales Netzwerk für die Kommunikation innerhalb des Startups. Auch eine gelungene interne Kommunikation und Absprache sind essentiell für den Erfolg und reibungslose Abläufe innerhalb des Unternehmens. Beide Tools sind kostenlos nutzbar, wobei dies bei Bitrix24 nur bis zu einer Speicherkapazität von maximal fünf Gigabyte möglich ist.

Kommunikationssysteme

Kommunikation ist innerhalb eines Unternehmens sehr wichtig, sonst weiß sprichwörtlich die linke Hand nicht, was die Rechte tut. Um die Team-Kommunikation zu erhöhen und Arbeitsabläufe somit effizienter zu gestalten, lohnt sich das Programm Slack, Es dient als zentraler Workspace, der in einzelne Channel unterteilt werden kann. Slack ist ideal, um Diskussionen über ein Projekt oder in einer Abteilung zu führen. Man kann außerdem Service-Hinweise erstellen, die den neuen Mitarbeitern die Einarbeitung erleichtern. So kann man jedes Gespräch, welches in Slack geführt wird, einsehen – selbst wenn zu diesem Zeitpunkt noch nicht in die Kommunikation involviert war. Ein weiterer Pluspunkt ist die Tatsache, dass man viele Apps wie Trello oder Google Drive in das Programm integrieren kann. Zudem lassen sich mithilfe solcher Lösungen auch betriebsinterne Ankündigungen einfach verbreiten und Dokumente hochladen.

Software für das Personalwesen

Insbesondere für Startups, die schnell wachsen und deshalb eine hohe Mitarbeiterfluktuation haben, lohnt sich die Anschaffung einer Software für das Personalwesen. Mithilfe einer solchen Lösung können alle teambezogenen Prozesse sowie Daten auf einen Blick verwaltet werden. So können die Aufgaben des Personalwesens wie die Personalplanung, die -bedarfsdeckung, die –verwaltung sowie die – führung effizienter erledigt werden. Zudem können auch Weiterbildung, Personalentwicklung und –betreuung über eine solche Software erfasst und gemanagt werden. Zusätzlich bieten Tools wie HeavenHR oder Personio die Möglichkeit, den Überblick über Urlaubstage, Gehälter sowie Verträge zu haben. Dank solcher Lösungen für das Personalwesen kann dieser Bereich effektiv verwaltet werden. Die Verwendung eines solchen Programms sorgt letztlich für einen geringeren Arbeitsaufwand und spart somit wertvolle Zeit ein.

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