Wie schreibe ich meine erste Rechnung?

Gründer haben in der ersten Zeit so viel um die Ohren, dass sie sich teilweise überhaupt nicht um alles kümmern können. Spätestens dann, wenn man eine Rechnung schreiben muss, tauchen noch unzählige Fragen auf.

Wie schreibe ich meine erste Rechnung ist natürlich sehr wichtig, da es gesetzliche Vorschriften gibt, die man auf jeden Fall einhalten muss. Erhält ein Kunde eine fehlerhafte Rechnung, dann kann es durchaus möglich sein, dass diese nicht bezahlt wird bis sie korrigiert ist.

Eine Rechnung kann entweder elektronisch oder auch schriftlich ausgestellt werden. Hier erfährst Du, auf was Du als Gründer und Kleinunternehmer alles achten musst.

Wie erstellt man eine korrekte Rechnung?

Zumindest in Deutschland gibt es keine speziellen Richtlinien wie eine Rechnung aussehen muss. Wichtig ist, dass auf dem Papier alle gesetzlichen Pflichtangaben vorhanden sind. Die Pflichtangaben unterscheiden sich von der jeweiligen Höhe der Rechnung. Handelt es sich um Kleinbeträge unter 150 Euro, dann muss die Rechnung folgende Daten beinhalten:

• Name und Anschrift des liefernden (oder auch leistenden) Unternehmen
• Ausstellungsdatum
• Die genaue Mengenbezeichnung des Produktes oder Leistungsumfang
• Entgelt für die Leistung oder Lieferung, sowie der Steuerbetrag
• Steuersatz
• Gegebenenfalls ein Hinweis im Fall von Steuerbefreiung

Wie sieht es mit der Steuer aus?

Als Unternehmer stellt man in der Regel Rechnungen mit MwSt aus. Als Gründer oder Kleinunternehmer schreibt man die Rechnungen allerdings ohne. Auch wenn man einer speziellen Berufsgruppe angehört wie beispielsweise als Arzt oder Versicherungsmakler sind die Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Man gilt als Kleinunternehmen, wenn der vorgesehene Umsatz nicht höher als 50.000 Euro jährlich nicht überschreitet und auch im vorherigen Geschäftsjahr einen jährlichen Umsatz von weniger als 17.500 Euro aufweisen konnte.

Etwas komplizierter wird es, wenn es um Rechnungen für das Ausland angeht. Hierbei unterscheidet man in der Regel, ob der Kunde eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Selbstverständlich spielt es auch eine bedeutende Rolle ob sich der Kunde im internationalen Ausland befindet oder der EU angehört. Es wird bei der Rechnungsausstellung für das Ausland auch unterschieden, ob es sich bei der gelieferten Leistung um Ware, oder um eine Dienstleistung handelt.

Wichtige Anfänger Tipps für das Ausstellen einer Rechnung

Rechnungen müssen innerhalb von einem Zeitraum von sechs Monaten ausgestellt werden im Fall von Unternehmen. Wenn es um Privatkunden geht, dann ist man in der Regel an keine bestimmte Frist gebunden.

Rechnungen brauchen übrigens nicht unterschrieben werden, wichtig ist allerdings die Rechnungsnummer. Bei der ersten Rechnung ist es nicht absolut unerlässlich gleich mit der ersten Nummer anzufangen. Wer den Eindruck vermitteln möchte schon länger im Geschäft tätig zu sein, kann also durchaus auch auf eine andere Nummer ausweichen. Allerdings sollten die folgenden Rechnungen dann auch wirklich fortlaufend sein. Die Rechnungsnummer ist der eigentliche Beweis von Einnahmen.

Was den Versand der Rechnungen angeht, so wurde früher alles über die normale Post abgewickelt. Heute kann man eine Rechnung am Computer schreiben und diese per Mail oder auch per Fax versenden. Allerdings müssen die Kunden mit elektronischen Rechnungen einverstanden sein. Es kann durchaus der Fall sein, dass ein Kunde auf eine schriftliche Papierrechnung besteht, die man dann auch gewähren muss. Wer Rechnungen per Fax versendet, muss auf die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren achten, da die Schrift in der Regel unleserlich wird.

Nicht nur bei der ersten Rechnung sollte ein Zahlungsziel genannt werden, sowie auch die Bankverbindung mit angegeben werden. In Deutschland belaufen sich die meisten Zahlungsziele auf 14 bis hin zu 30 Tagen.

Wer eine fehlerhafte Rechnung bezahlt und nicht auf eine Korrektur besteht, läuft Gefahr, dass das Finanzamt gegebenenfalls den Abzug der Vorsteuer nicht genehmigt. Es handelt sich dabei also um einen Verlust, weshalb man auf jeden Fall nicht nur ausgehende Rechnungen, sondern auch die eingehende Rechnungen auf eventuelle Fehler und Korrektheit überprüfen sollte.

Was macht man wenn der Kunde nicht bezahlt?

Ist die Rechnung korrekt geschrieben und das genannte Zahlungsziel bereits abgelaufen, dann empfiehlt es sich, dem Kunden eine Mail zu schicken oder ihn anrufen und höflich um die Bezahlung bitten. Sollte sich die Bezahlung aber noch weiterhin verzögern, dann kann man selbstverständlich auch eine schriftliche Mahnung schicken und gegebenenfalls sogar Verzugszinsen in Rechnung stellen.

Es lohnt sich gegebenenfalls sich als Gründer erst einmal ein geeignetes Rechnungsmuster oder eine Vorlage auszudrucken und es dem Buchhalter oder Steuerberater zur Prüfung vorzulegen. Muss man im Nachhinein eine neue Rechnung ausstellen, dann ist das nur ein unnötiger Zeitaufwand und kann zu vermeidbaren Schwierigkeiten mit dem Finanzamt führen.

Geeignete Rechnungsvorlagen gibt es übrigens auch im Internet, entweder als Online-Rechnungsdienste, Rechnungssoftware oder natürlich auch als gute Quellen für Vorlagen in Excel und Worddateien.