Warenwirtschaftssysteme für Onlineshops – Welche sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren?

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@ ideyweb, depositphotos.com

Ein kleiner Onlineshop lässt sich anfangs noch „per Hand“ betreiben. Je weiter ein Shop jedoch wächst, desto größer wird auch der zu betreibende Aufwand. Das Erfassen und Überwachen von Bestellungen und Lagerbeständen sowie das Beschaffen von Produkten können dann nicht mehr zufriedenstellend bewältigt werden. Die Zeit ist gekommen, ein Warenwirtschaftssystem einzusetzen.

Warenwirtschaftssystem: Ab wann ist der Einsatz sinnvoll?

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems ist grundsätzlich dann sinnvoll, wenn durch dessen Einsatz mehr Kosten eingespart werden können, als die bisherigen Arbeitsabläufe verursachen. Für kleine Unternehmen können in der Regel schon günstige Warenwirtschaftssysteme sinnvoll sein. Diese Systeme lassen sich zum einen einfacher bedienen und zum anderen wird eine Anschaffung durch die geringen Kosten schnell rentabel.

Warenwirtschaftssysteme bieten viele Vorteile:

  • Kostenersparnis: Das System übernimmt eine Vielzahl von Arbeitsabläufen.
  • Zeitersparnis: Angebote, Aufträge und Rechnungen können schneller erstellt werden.
  • Automatisierung: Der Online Shop ist immer auf dem aktuellen Stand.
  • Sinnvolle Struktur: Benutzer gelangen über eine klare Struktur oder eine Suchfunktion zu den Produkten.
  • Optimierter Bezahlvorgang: Die Waren können unkompliziert bezahlt werden.
  • Transparenz: Kunden werden über die einzelnen Schritte bis hin zur Lieferung informiert.
  • Datenpflege: Alle Daten sind in einem System hinterlegt und können hier einfach und ordentlich gepflegt werden.
  • Optimierung des Sortiments: Tagesaktuelle Statistiken ermöglichen es, dass Sortiment stetig zu verbessern.
  • Reduzierung des Aufwands für Newsletter: Aktionen können aus dem Warenwirtschaftssystem heraus gesteuert werden.

Auf Anforderungen achten

Ein Warenwirtschaftssystem soll schnell und unkompliziert bedient werden können und die täglichen Aufgaben zuverlässig erledigen. Zu viele Funktionen können ein Ballast sein, der bei der Bedienung stört und Prozesse sogar verkomplizieren kann.

Aus der Vielzahl unterschiedlicher Warenwirtschaftssysteme sollten Online-Shops daher dasjenige auswählen, dass die eigenen Anforderungen erfüllen kann. Dafür müssen Shopbetreiber sich ihre Bedarfe zunächst bewusstmachen.

Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem formulieren

  • Welche Aufgaben müssen im Unternehmen täglich erledigt werden?
  • Welche Erwartungen werden an das Warenwirtschaftssystem gestellt? Mögliche Ziele können z. B. sein: Schnellere Auftragsbearbeitung, mehr Transparenz, Optimierung aller Unternehmensprozesse, bessere Übersicht.
  • Welche Elemente und Funktionen muss das Warenwirtschaftssystem abbilden können (im Einkauf, Verkauf, Lager, Wareneingang, Warenausgang)?
  • Wie viel Geld steht für das Warenwirtschaftssystem und den technischen Support zur Verfügung?

Das Schreiben eines Anforderungskatalogs ist in jedem Fall sinnvoll. Dieses hilft bei der Auswahl des passenden Warenwirtschaftssystems.

Zuständigkeiten im Unternehmen klären

Neben den Anforderungen an das Warenwirtschaftssystem müssen auch interne Strukturen geklärt werden:

  • Wer ist der Haupt-Ansprechpartner im Unternehmen für die Einführung des Warenwirtschaftssystems?
  • Welche Mitarbeiter fungieren in den einzelnen Abteilungen als Ansprechpartner?
  • Wer ist für die Migration der Daten aus dem Alt-System und in das neue Warenwirtschaftssystem zuständig?

Mit dem Warenwirtschaftssystem Prozesse automatisieren

Mit der Einführung eines Warenwirtschaftssystems profitieren Onlineshops in erster Linie von der Automatisierung aller Prozesse. Die angezeigten Produkte im Shop sind jederzeit auf dem aktuellen Stand und werden in Echtzeit aus der Warenwirtschaft gefüllt. Kunden können sich darauf verlassen, dass Bestellungen beim Händler eingehen und Produkte tatsächlich verfügbar sind.

Darüber hinaus ermöglicht ein Warenwirtschaftssystem:

  • Anzeige des Lagerbestands direkt beim Produkt
  • Generierung interner Topsellerlisten: In Kombination mit einem Bestellvorschlagsystem können diese automatisch dafür sorgen, dass die beliebtesten Produkte immer in ausreichender Stückzahl im Lager bereitstehen.

Gibt es Schnittstellen zu Shops wie Amazon und Ebay?

Viele Onlineshops nutzen die großen Marktplätze wie Amazon und Ebay, um ihre Produkte zu verkaufen. Mit der Einführung eines Warenwirtschaftssystems für einen Onlineshop können andere Verkaufsflächen direkt mitberücksichtigt werden. Spezielle Schnittstellen automatisieren die Verkaufsprozesse auch auf Amazon oder Ebay.

Schnittstellen bieten viele Vorteile:

  • Aktuelle Lagerbestände werden regelmäßig eingelesen.
  • Laufende Angebote werden übersichtlich dargestellt.
  • Bestand, Preis oder Versandkosten werden bei Änderungen automatisch angepasst.
  • Bestellungen werden regelmäßig abgefragt und übersichtlich in die Bestellübersicht übertragen.
  • Zahlungseingänge werden automatisch erfasst.
  • Versandbestätigungen und Tracking-IDs können automatisch an Amazon oder Ebay übergeben werden.
  • Bewertungen werden an das Warenwirtschaftssystem übergeben.
  • Preise können automatisch angepasst werden.
  • eBay: Aktuelle Angaben wie Anzahl der Bieter, Gebote, aktueller Preis und der Höchstbietende werden übermittelt.

Bei Bedarf sollten Betreiber eines Onlineshops auch die Anforderungen an Schnittstellen formulieren, bevor ein Warenwirtschaftssystem eingeführt wird. Abhängig vom Anbieter sind unterschiedliche Schnittstellen-Funktionen möglich. Es können einzelne Aufgaben übernommen werden oder das System übernimmt vollautomatisch alle Prozesse des Verkaufs über einen Marktplatz:

  • Kundenverwaltung
  • Lieferantenverwaltung
  • Lagerverwaltung
  • Angebotsverwaltung
  • Auftragsverwaltung
  • Rechnungsverwaltung
  • Mahnungsverwaltung
  • Gutschriftverwaltung

Datenmigration – Können alte Daten übernommen werden?

Häufig wird ein Warenwirtschaftssystem für einen Onlineshop erst im Laufe der Zeit eingeführt, wenn sich ein kleiner, übersichtlicher Shop zu einem größeren Onlineshop weiterentwickelt hat. Der nächste Entwicklungsschritt ist gekommen. Nun stellt sich die Frage: Was passiert mit den Daten? Können diese problemlos in das neue System migriert werden?

Stammdaten übernehmen

Stammdaten sind relativ feste Daten wie Namen und Adressen, die längere Zeit oder sogar immer gleichbleiben. Tatsächlich ist das Übertragen der Stammdaten in das neue System nicht so unkompliziert, wie man meinen sollte. Das liegt daran, dass die Kunden- und Artikeldaten in der Ursprungssoftware ganz anders strukturiert sein können als später im Warenwirtschaftssystem und für die Migration aufgeteilt werden müssen.

Betreiber eines Onlineshops können inzwischen auf Softwarelösungen zugreifen, mit denen der Umzug dennoch problemlos ermöglicht wird. Damit bei der Migration keine Überraschungen auftreten, gibt es zudem die Möglichkeit einer Test-Migration. Dabei werden Daten in das neue System übertragen und die Mitarbeiter können unter realen Bedingungen damit arbeiten. Beide Systeme werden in dieser Zeit parallel und ohne Risiko betrieben.

Bewegungsdaten migrieren

Bewegungsdaten sind Informationen über eine einzelne Situation (z. B. eine bestimmte Bestellung). Dazu gehören unter anderem Angebote und Rechnungen. Die Migration solcher beweglicher Daten kann nur von wenigen Dienstleistern ermöglicht werden. Shopbetreiber sollten sich daher vor der Migration genau damit auseinandersetzen, welche Lösungen einzelne Dienstleister in Bezug auf das eingesetzte Alt-System anbieten können.

Wie lassen sich Daten aus Warenwirtschaftssystemen exportieren?

Die Daten, die in den Warenwirtschaftssystemen hinterlegt sind, sollten sich übersichtlich und einfach exportieren lassen:

  1. Auswahl der Daten (Tabellen), die exportiert werden sollen
  2. Auswahl des Formats
  3. Auswahl zusätzlicher Export-Optionen in Bezug auf das ausgewählte Format

Onlineshop-Betreiber sollten sich in jedem Fall mit den möglichen Formaten beschäftigen, in welche Daten aus dem Warenwirtschaftssystem exportiert werden können. Die beliebteste Export-Variante sind gut zu bedienende Listen für Microsoft Excel. Mit exklusiven Sonderformaten kann hingegen selten zufriedenstellend gearbeitet werden.

Fazit: Mit dem passenden Warenwirtschaftssystem werden Onlineshops erfolgreicher

Ein Warenwirtschaftssystem kann Prozesse automatisieren und Zeit und Kosten einsparen, die wiederum in das Wachstum des Onlineshops investiert werden können. Bei der Entscheidung für einen Anbieter hilft ein Anforderungskatalog, in dem Shopbetreiber alle ihre Bedarfe festhalten sollten. So wird das System die bestmögliche Unterstützung leisten können – von der Migration alter Daten, über die Automatisierung täglicher Prozesse bis hin zum Datenexport.

Autor des Gastartikels ist Tobias Ambrosch

Seit 2007 im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig, gehört meine Business-Leidenschaft den Themen rund um die Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen durch optimal angepasste ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme. Dazu gehören immer mehr auch die Themen Digitalisierung und Industrie 4.0.

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