2020 kann man aufgrund des Corona-Virus als das Jahr von Videokonferenzen bezeichnen. Selbst diejenigen, die vorher noch nie Online-Calls durchgeführt hatten, müssen sich nun sowohl mit den technischen als auch kommunikativen Herausforderungen auseinandersetzen.
Egal, ob es sich um interne Team-Konferenzen, Gespräche mit Kunden und Vorgesetzten oder entfernten Familienmitgliedern handelt, es gibt einige Punkte, die man unbedingt beachten sollte. Wie es richtig geht, zeigen wir Ihnen hier.
Inhaltsverzeichnis
Seien Sie für das Meeting vorbereitet
Es gibt nichts Schlimmeres, als an einem Videotreffen ohne Vorbereitung teilzunehmen und zu spät in die Konferenz einzutreten, weil man nicht bereit war. Man lässt damit alle anderen warten und sollten Sie sogar der Moderator dieser Videokonferenz sein, so haben Sie von Anfang an einen schlechten Start. Wenn Sie dann auch noch nach einem Thema suchen, mit dem Sie beginnen möchten, haben Sie die anderen Teilnehmer praktisch schon verloren.
Testen Sie noch vor der Besprechung, ob die Technik funktioniert, die Batterien geladen sind und Sie alle Unterlagen nahe haben, die Sie eventuell benötigen. Stellen Sie sicher, dass auf Ihrem Laptop alle Fenster und Programme geschlossen sind, die Sie für die Konferenz nicht benötigen, wenn Sie Ihren Bildschirm teilen. So verhindern Sie auch peinliche Vorfälle.
Erstellen Sie im Voraus eine Besprechungsagenda, senden Sie diese an Ihre Teilnehmer und halten Sie sich während des gesamten Anrufs daran. Dies trägt nicht nur zur Produktivität und Effizienz bei, sondern gibt auch den Ton für das Meeting an und gibt anderen Zeit, ihre Fragen und Beiträge vorzubereiten.
Halten Sie sich kurz
Es gibt eine schöne Redewendung von Occam: „Die einfachste Erklärung ist normalerweise die richtige.“ Das heißt, halten Sie Ihre Videoanrufe kurz und bündig. Jeder hat Zeitpläne, die voll sind, und fruchtlose Gespräche sind nicht nur unproduktiv und zeitaufwändig, sondern können auch äußerst frustrierend sein.
Verzichten Sie auf aufwendige Präsentationen
Es reicht völlig aus, die Eckpunkte auf einer Seite zu zeigen, besonders wenn es um Zahlen geht. Präsentationen lenken nur unnötig ab. Viele schwören auf die visuelle Stimulation, in Wahrheit konzentriert sich jeder jedoch auf das, was man auf dem Bildschirm sieht, als auf das, was Sie sagen.
Schalten Sie auf stumm, wenn Sie nicht sprechen
Selbst wenn Sie denken, dass Sie extrem leise sind, während jemand anderes spricht, nehmen die meisten Mikrofone schwache Geräusche wie Tippen, Husten, Kauen oder Hintergrundgeräusche auf. Sobald Sie mehrere Personen mit nicht stummgeschalteten Mikrofonen anrufen, kann das Hintergrundgeräusch extrem ablenken und nervig sein. Schalten Sie Ihr Mikrofon immer auf mute, wenn Sie nicht sprechen.
Minimieren Sie Ablenkungen
Dies mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig sicherzustellen, dass sich alle auf das Meeting konzentrieren und nicht auf andere Aufgaben. Schalten Sie Ihr Smartphone während des Meetings auf lautlos und legen Sie es außer Sicht.
Wenn Sie Ihren Bildschirm für die anderen Teilnehmer freigeben, versuchen Sie, Popup-Benachrichtigungen zu deaktivieren und andere Programme wie Chat, Kalenderbenachrichtigungen und E-Mail zu schließen. Diese Notifikationen unterbrechen nur unnötig.
Seien Sie Sie selbst
Videokonferenzen, die ausschließlich für vierteljährliche Vorstandssitzungen mit dem Führungsteam durchgeführt werden, gibt es so schon längst nicht mehr. Heute sind sie zu täglichen Mitteln geworden. Genau wie beim Schreiben einer SMS, beim Telefonieren oder beim persönlichen Gespräch mit einem Kollegen geht es bei der Videokonferenz um das, was besprochen wird. Verstellen Sie sich also nicht, wenn Sie vor die Kamera gehen – seien Sie einfach Sie selbst!
Halten Sie Besprechungen in kleinen Gruppen
Je mehr Leute aktiv an der Video-Konferenz teilnehmen, desto verwirrender und chaotischer kann sie ablaufen. Weniger Menschen bedeuten eine bessere Kommunikation und eine stärkere, interaktive Beteiligung.
Wenn Sie ein unternehmensweites Meeting haben, laden Sie natürlich alle ein, sich dem Live-Stream anzuschließen und zeichnen Sie es für diejenigen auf, die nicht am Live-Event teilnehmen können. Dann empfiehlt es sich jedoch, alle Teilnehmer auf Stumm zu schalten und lediglich die Chatfunktion für eventuell aufkommende Fragen zuzulassen oder ein Q & A am Schluss durchzuführen.
Überprüfen Sie Ihre Einstellungen
Während Videoanrufe nur noch einen Klick auf eine Schaltfläche erfordern, schadet es nie, Ihre Einstellungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass Audio und Kamera korrekt konfiguriert sind. Auf diese Weise können Sie einen beispielsweise auch einen externen Monitor mit integrierter Kamera entsprechend anpassen.
Wichtig ist natürlich auch, dass Sie gut aussehen. Achten Sie auf eine ausreichende Beleuchtung und einen ruhigen Hintergrund, der nicht ablenkt. Wenn Sie das Gespräch von Zuhause führen, schließen Sie die Fenster und Türen, um Nebengeräusche zu vermindern.
Verwenden Sie die üblichen Höflichkeitsregeln
Da die Videokollaboration wie eine persönliche Interaktion ist, ist es wichtig, dass Sie dieselbe Höflichkeit zeigen, die Sie verwenden würden, wenn Sie sich im gleichen Raum befinden. Dies beinhaltet das Respektieren des Sprechers, die Minimierung von „Multitasking“ und das Unterlassen von Unterbrechungen. Obwohl es offensichtlich erscheint, vergessen leider manche Teilnehmer wegen der persönlichen Distanz ihre guten Manieren.
Und noch ein wichtiger Tipp zum Schluss:
Sollten Sie mit einem der Teilnehmer etwas zu klären haben, das jedoch die anderen Teilnehmer nicht betrifft, bitte diskutieren Sie dies nicht in einem Gruppen-Call, sondern verabreden Sie sich zu einem separaten Gespräch, um nicht die Zeit anderer zu verschwenden. Und vergessen Sie nicht, vor einem Video-Call im Home-Office ein Hemd oder eine Bluse zu tragen!
