Donnerstag, September 24, 2020
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Gutes Management? Bringt Gewinne, nicht Verluste

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Manager gelten als moderne Sklaven, insbesondere die unterbezahlten Workaholics des unteren und mittleren Managements. Die armen Seelen bekommen zusätzlich zu ihrer eigentlichen Arbeit permanent Projekte übertragen, müssen dies und jenes mal eben nebenbei erledigen, sind an keinen Tarifvertrag gebunden und verdienen, rechnet man das monatliche Salär auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden um, weniger als den gesetzlich festgeschriebene Mindestlohn.

Und nun werden sie auch noch kritisiert: Die Projekte laufen einfach nicht rund, weil es am Management mangelt. Wie soll man unter den genannten Bedingungen auch gute Arbeit leisten?

Profis müssen ran

Auch wenn es sich nur um ein kurzfristiges Projekt handelt, muss die Arbeit doch erstens professionell erledigt und zweitens vernünftig organisiert werden. Das stellt an die Beteiligten der Projekte, die jeweiligen Arbeitsteams, schon einmal hohe fachliche Anforderungen. Wer ein Projekt bearbeitet, muss wissen, woran er arbeitet, mit welchen Materialien, mit welcher Ausgangssituation und welchen Arbeitsschritten er oder sie es zu tun hat. Fehlen Fachkenntnisse über die einzelnen Abläufe, kann es problematisch werden. Zusätzlich muss die Arbeit im Team gut organisiert sein. Zu gutem Management gehören mehrere Punkte:

  • Wieviele Mitarbeiter/-innen stehen zur Verfügung?
  • In welchem zeitlichen Rahmen muss das Projekt umgesetzt werden?
  • Wie genau sollen die Ziele umgesetzt werden?
  • Welche und wieviele Arbeitsschritte sind dafür nötig?
  • Sind die Arbeitsschritte voneinander abhängig? Wenn ja – wie kann das zeitlich bestmöglich aufeinander abgestimmt werden?
  • Werden Hilfestellungen von außerhalb benötigt, beispielsweise Materiallieferungen oder Informationen?
  • Sind genug Menschen beteiligt, die wirklich vom Fach sind und Ahnung von der Materie haben?
  • Wenn nicht – wie können Spezialisten involviert werden?

Werden diese Fragen im Vorfeld schon geklärt und die Ergebnisse schriftlich und für alle Beteiligten nachvollziehbar festgehalten, ist das natürlich keine Garantie für eine effiziente und zeitplangerechte Umsetzung des Projekts. Es ist aber immerhin ein besserer Ansatz als einfach zu sehen, wer Berechtigungen und Kapazitäten hat und sich nicht weiter um eine kompetente Besetzung zu bemühen.

Viel Planung und Kommunikation

Werden die oben genannten Fragen im Vorfeld geklärt, ist ein reibungsloser Ablauf recht wahrscheinlich. Trotzdem kommt man auch dann nicht um gelegentliche Meetings zur Abstimmung der Arbeitsschritte und Projektziele herum. Allerdings lässt sich das alles vereinfachen, wenn IT-Tools für die Projektplanung herangezogen werden. Die Hilfestellungen reichen von Moodle zur Absprache von Terminen über Excel-Tabellen bis hin zu einem geschlossenen Chat, der bei geographisch weit verteilten Projektbeteiligten das Meeting ersetzen kann. In diesem Sinne ist sogar die Konferenz über Skype als Projektmanagement-Tool geeignet und besser als der rein analoge Ansatz. Trotzdem: In Sachen IT-Tools geht noch mehr.

Planung und Durchführung mit Tools

IT-Tools können bereits in der Planungsphase gewinnbringend eingesetzt werden. Sie können Ressourcen aufzeigen, verwalten und sinnvoll verteilen. Die strukturierte Planung wird so erleichtert. Abhängig von den Tools sind die involvierten Ressourcen, die einzelnen Arbeitsschritte und der damit korrespondierende Zeitplan mehr oder weniger übersichtlich gehalten, so dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen den Überblick behalten. Sollten Probleme irgendeiner Art aufkommen, ist Intervention also einfach. Das Monitoring leistet Hilfestellung, wenn es darum geht, den Zeitplan einzuhalten. Und natürlich können sich Mitarbeiter/-innen und Projektleitung über das Tool auch austauschen. Die meisten IT-Tools für Projektmanagement bieten außerdem verschiedene Arten der Kalkulation an und stellen dadurch eine enorme Erleichterung bei der Abrechnung dar. Neben den branchenspezifischen Tools finden sich aber auch universell einsetzbare Programme von bekanntenAnbietern wie Haufe: Wer beispielsweise anschauliche Präsentationen erstellen will, muss bei der Programmauswahl auf entsprechende Features achten. Grundsätzlich sollte sich ein Unternehmen auf einige wenige, aber dafür optimal geeignete Tools beschränken. Der inflationäre Einsatz stellt hingegen ein Hindernis für die angestrebte Zeiteinsparung dar und verwirkt den Sinn der Tools.

Change the operator … Wenn das Tool nicht taugt

Natürlich ist jedes IT-Tool nur so gut wie derjenige, der es nutzt. Software ist zwar heutzutage im Vergleich zu früher extrem leicht verständlich und erfordert keine langen Einarbeitungsphasen mehr. Trotzdem sollten sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ausführlich damit auseinandersetzen. Dazu kommt die schiere Masse an unterschiedlichen Software-Lösungen: Nicht jedes Tool ist für jedes Projekt oder Team sinnvoll. Die maßgeschneiderte Lösung muss jeweils in der Zusammenarbeit gefunden werden. Allerdings geht das nur, wenn man erst einmal weiß, was überhaupt zur Verfügung steht. Der Markt ist voll mit Projektmanagement-Tools, die von einfachen Terminplanern über komplexe Datenbanken bis hin zu wirklich umfangreicher Software inklusive Riskmanagement-Anwendungen reichen. Letzteres kann natürlich ein ganz wichtiger Punkt sein. Allerdings ist dieses Feature bei weitem nicht in allen Tools vorhanden. Je mehr Funktionen die Software hat, desto komplexer ist sie. Ohne Schulungen geht es also nicht. Dabei sind diese Schulungen aber als Chance zu sehen: Einmal gelernt, was es überhaupt alles gibt und wie es funktioniert, können die Kenntnisse auch unternehmensintern weitergegeben werden. So vielfältig wie die Anwendungen sind übrigens auch die Preise. Projektmanagement-Tools gibt es schon kostenlos, aber es gibt es eben auch solche, die im hohen dreistelligen Bereich liegen und natürlich überall dazwischen.

Laufende Projekte in Tools implementieren?

Das geht durchaus und ist nicht einmal die schlechteste Idee. Denn besser, ein Projekt wird bei absehbarem Bedarf gleich besser durchstrukturiert, als dass es gegen die Wand gefahren wird. Optimal ist es aber, wenn sich Projektmanagement-Tools schon ab Beginn der Planung nützlich machen können. Das ist immer effizienter und weniger zeitintensiv als eine nachträgliche Implementierung oder Neukoordinierung. Fehlplanungen sowohl hinsichtlich der Mitarbeiter/-innen also auch in Bezug auf die Ressourcen lassen sich so von Anfang an vermeiden, weil die Kapazitäten einfach klar sind. Auch die Urlaubsplanungen des Teams, Neuanstellungen und die Übernahme von weiteren Projekten lassen sich so sinnvoll koordinieren. Personelle Engpässe können damit weitgehend ausgeschlossen werden, Leerläufe kommen seltener vor.

Und die Zahlen und Fakten?

Aktuelle Zahlen zur Verwendung von Projektmanagement-Software sind nur sehr, sehr schwer zu finden. Der Markt ist allerdings mit mehr als 50 % aller verkauften Anwendungen in den USA am größten, gefolgt von Litauen, Deutschland, Großbritannien und Indien. Allerdings geht es dabei um die kostenpflichtigen Tools. Freeware ist nicht eingerechnet, und firmeneigenen Lösungen sind ebenfalls nicht in der Rechnung enthalten. Zu diesen Schwierigkeiten kommt, dass in den letzten Jahren die Grenzen zwischen Projektmanagement-Tools, Kreativität-Tools, allgemeinen Werkzeugen und Tabellenkalkulationen verschwommen sind. Es ist einfach nicht mehr klar, wofür die Anwendungen in erster Linie gedacht sind, und sie eignen sich einfach für vieles. Die Erhebungen variieren also extrem stark, abhängig von den genutzten Fragestellungen.

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