Im Außenhandel bezeichnet man Papiere, die im Zusammenhang mit Warengeschäften ausgestellt werden, als Dokumente. Art, Form und Anzahl müssen vorher vereinbart und im Kaufvertrag exakt festgehalten werden. Insbesondere bei Akkreditiven sollten Sie im Detail aufführen, was für Dokumente und mit welchem Inhalt verlangt werden. In allen Dokumenten sind Begriffe, die zu Mißverständnissen führen könnten, zu vermeiden. Darunter fallen auch Klassifizierungen wie „erstklassig“, offiziell“ oder „1. Wahl“.
Inhaltsverzeichnis
Kenntnis über Dokumente ist sehr wichtig
Vor allem bei Auslandsgeschäften müssen viele Hürden genommen werden, und man versucht sich beidseitig gut abzusichern. Der Importeur kann die Waren nur entgegennehmen, wenn bestimmte Dokumente vorliegen. Zudem kommt erschwerend hinzu, dass verschiedene Staaten auch zum Teil andere Importbestimmungen haben und somit andere Dokumente einfordern können. Die Kenntnisse über diese Dokumente sind also sehr wichtig. Und auch in Papierform spielen diese eine wichtige Rolle, auch wenn man dazu übergeht die Abwicklung dieser Formulare elektronisch zu erledigen. Gerade im internationalen Handel jedoch werden die Dokumente oftmals noch in schriftlicher Form ausgehändigt, und so sollten Sie im Umgang mit Ihnen geübt sein. Einige der wichtigsten Dokumente sind im folgenden zusammengestellt.
Handelsrechnung
Die Handelsrechnung enthält alle Einzelheiten über das jeweilige Warengeschäft. mit der genauen Wiedergabe der Warenbeschreibung wird bestätigt, daß die Ware vertragsgemäß geliefert wird.
Proforma-Rechnung
Die Proforma-Rechnung ist hingegen eine vorläufige Rechnung, sie wird vor Vertragsabschluß beziehungsweise vor Lieferung der Ware ausgestellt. Sie dient als Arbeitsgrundlage bei Abschlußund Finanzierungsverhandlungen sowie zur Beantragung einer eventuell erforderlichen Importlizenz.
Zollfaktura
Die Zollfaktura enthält Einzelheiten des Warengeschäfts. Aufgrund dieser Angaben erfolgt die Verzollung im Importland. Sie sind unter Verwendung besonderer Formulare auszufertigen.
Konsulatsfaktura
Die Konsulatsfakturawird ebenfalls dazu benutzt, die Ware ihrem Wert entsprechend im Einfuhrland zu verzollen. Das jeweilige Konsulat bescheinigt, daß der Warenpreis dem tatsächlichen Handelswert im Lieferland entspricht. Dieses Dokument ist formgebunden; die Formulare sind beim zuständigen Konsulat erhältlich.
Seekonnossement
Das Seekonnossementist ein Frachtbrief im Seegüterverkehr. Es unterscheidet sich von den übrigen Transportdokumenten dadurch, daß es Wertpapiercharakter besitzt. Ein Original-Seekonnossement verbrieft also direkt den Besitz der Ware. Es ist in der Regel nicht möglich, von einer Schiffahrtsgesellschaft in den Besitz des Frachtgutes zu gelangen, ohne daß es vorgelegt wird.
Ladeschein
Der Ladeschein ist das dem Konnossement entsprechende Wertpapier in der Binnenschiffahrt und enthält daher im wesentlichen die gleichen Angaben; also Empfangsbestätigung, verbunden mit einem Transport- und Auslieferungs-versprechen.
Order-Lagerschein
Der Order-Lagerschein ist gleichfalls ein Wertpapier über eingelagerte Waren. Es wird von staatlich konzessionierten Lagerhausgesellschaften ausgestellt. Das eingelagerte Gut wird nur gegen Vorlage dieses Lagerscheines ausgehändigt. Wie beim Seekonnossement und beim Ladeschein führt der Verlust zu erheblichen Schwierigkeiten, noch an die Ware zu gelangen.
Frachtbrief
Der Frachtbrief oder auch Duplikat-Frachtbrief ist das Verladedokument im Eisenbahnverkehr. Wichtig ist, daß es keinen Wertpapiercharakter besitzt, sondern lediglich ein Beweis für den erfolgten Versand derWare. Das entsprechende Verladedokument für den Transport per Flugzeug ist der Luftfrachtbrief.
Spediteur-Übernahmebescheinigung
Die Spediteur-Übernahmebescheinigung entspricht im wesentlichen dem Duplikat-Frachtbrief und dem Luftfrachtbrief. Sie wird jedoch insbesondere im innereuropäischen LKW-Verkehr verwandt. Der amtlich gestempelte Posteinlieferungsschein dient lediglich als Nachweis über die erfolgte Versendung.
Versicherungsdokumente
Versicherungsdokumente werden durch einen Versicherer oder dessen Agenten herausgegeben und unterzeichnet. Sie bestätigen, daß die Waren ordnungsgemäß zu einer Versicherung angemeldet worden sind.
Ursprungszeugnis
Die Ausstellung eines Ursprungszeugnisses wird regelmäßig von Exporteuren dann verlangt, wenn in bezug auf die Waren oder gegenüber dem Verkaufsland bestimmte Einfuhrbeschränkungen vorgesehen sind. Das ist vor allem bei Waren der Fall, die im Importland ebenfalls hergestellt werden. Für die Ausfertigung des Ursprungszeugnisses ist in der Bundesrepublik Deutschland die Industrie- und Handelskammer zuständig.
Neben Gewichtsdokumenten kann noch die Vorlage sogenannter Gütenachweise vorgeschrieben werden. Durch diese Expertisen, Qualitäts- oder Analysezertifikate will sich der Käufer gegen die Lieferung qualitativ minderwertiger Waren absichern. Die Packliste ist ein reines Verzeichnis der Packstücke einer Warensendung und deren Inhalte.
Wenn Sie regelmäßig exportieren, können Sie bei Ihrer IHK beantragen, die Formulare in Ihrem eigenen Unternehmen von ausgebildeten Fachleuten ausfüllen zu lassen.
