Aktuelle Trends für die Ausgabenverwaltung von Mitarbeitern

Debit- und Kreditkarten, Kryptowährungen, Mobile Payments: Das Bargeld rückt immer weiter in den Hintergrund, während sich kontakt- und bargeldloses Bezahlen auf immer mehr Bereiche ausweitet. Nicht nur im Privaten, auch in Unternehmen werden digitale Zahlungsmittel immer beliebter und eröffnen dabei neue Möglichkeiten. Insbesondere physischen und virtuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeiter gewinnen zunehmend an Popularität. Zu recht, schließlich ermöglichen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter nicht nur schnelles, kontaktloses Bezahlen, sie stellen auch eine Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben dar und gestalten Prozesse effizienter.

Was sind Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sind Kreditkarten für unternehmerische Zwecke. Die Karten sind dabei mit dem Geschäftskonto verbunden. Es gibt zahlreiche Unternehmen, die eine zentrale Firmenkreditkarte besitzen. Das liegt zum Teil daran, dass traditionelle Kreditkartenunternehmen hier oft eine Höchstzahl an Karten hat, die an ein Unternehmen ausgegeben wird. Moderne Anbieter von physischen sowie eben auch virtuellen Kreditkarten heben sich hier durch einen entscheidenden Aspekt hervor: die Kreditkarten können in unbegrenzter Anzahl ausgestellt werden, wodurch jeder Mitarbeiter eine oder mehrere eigene Kreditkarten haben kann.

Die Firmenkreditkarten werden bei modernen Anbietern von einem Admin ausgestellt oder können von den Mitarbeiter selbst angefordert werden. Beim Erstellungsprozess werden dann ein Verwendungszweck sowie das Kartenlimit festgelegt. Die Kreditkarten sind dabei personenbezogen. Nach der Ausstellung sind die Karten direkt verwendbar und die getätigten Transaktionen können in Echtzeit sowohl von den Mitarbeitern selbst als auch von den Finanzverantwortlichen eingesehen werden. Ebenso kann in Echtzeit das Limit der Firmenkreditkarte angepasst oder die Karte gesperrt und wieder freigegeben werden.

Welche unterschiedlichen Arten von Firmenkreditkarten gibt es?

Moderne Dienstleister bieten unterschiedliche Arten von Kreditkarten an, wodurch eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse möglich ist. Grundsätzlich kann bei Firmenkreditkarten zwischen Debit- und Kreditkarten unterschieden werden. Die Unterschiede verstehen sich analog zu traditionellen Debit- bzw. Kreditkarten: Kreditkarten bieten höhere Limits und die Ausgaben werden erst am Monatsende vom Geschäftskonto abgezogen, während Debitkarten über ein Guthaben verfügen und die Auszahlungen direkt abgebucht werden.

Außerdem umfasst das Angebot sowohl physische als auch virtuelle Karten. Eine virtuelle Kreditkarte bietet dabei alle Vorteile einer physischen Kreditkarte, wie die weltweite Akzeptanz und bequemes Bezahlen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die virtuelle Kreditkarte online und digital in einem Tool vorliegt. In diesem Tool sind auf einen Blick alle nötigen Informationen, die für eine Kreditkartenzahlung nötig sind, einsehbar. Weiteres kann zwischen Karten für einmaligen und wiederkehrenden Zahlungen unterschieden werden. Kreditkarten für einmalige Zahlungen werden nach dem Begleichen der Rechnungen deaktiviert. Karten für wiederkehrende Zahlungen werden automatisch mit dem Betrag ausgestattet, der laufend benötigt wird.

Warum sollten Unternehmen auf Firmenkreditkarten umsteigen?

Transparenz über alle Ausgaben

Moderne Anbieter von Firmenkreditkarten bieten eine Komplettlösung für die Ausgabenverwaltung an. Alle Kreditkarten und Transaktionen sind zentral an einem Ort gesammelt und sind dort in Echtzeit einsehbar. Ebenso ist es möglich, die Karten in Echtzeit einzufrieren, wieder freizugeben, oder Limits bei Bedarf anzupassen. Das sorgt für optimale Kontrolle und höchste Transparenz über alle Ausgaben. Durch den im Vorfeld definierten Verwendungszweck auch das festgelegte Kartenlimit bleiben die Ausgaben dabei stets im Rahmen und es kommt unter keinen Umständen zu Budgetüberschreitungen.

Optimierung der Buchhaltung

Neben mehr Sicherheit führen Firmenkreditkarten aber auch zu einer höheren Effizienz im Unternehmen und bringen große Erleichterungen, vor allem in der Buchhaltung. Ob Reisebuchungen oder Ausgaben für kleinere Besorgungen wie Büromaterialien – alle Auszahlungen können durch den vordefinierten Zweck und die personenbezogene Karte direkt der richtigen Abteilung bzw. dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Nach einer Zahlung werden Belege direkt von den Mitarbeitern hochgeladen und digitalisiert. Dadurch erübrigen sich Rückfragen und die Suche nach Belegen am Monatsende, wodurch Zeit und Geld gespart werden.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Firmenkreditkarten bieten auch für die Mitarbeiter von anderen Abteilungen zahlreiche Vorteile. Zum einen fallen private Bargeldvorschüsse weg, da alle Zahlungen für das Unternehmen über die Kreditkarte erfolgen. Dabei ist es egal, ob es sich hier um die die Abrechnung von Spesen oder um alltägliche Besorgungen fürs Büro handelt – für jede Ausgabe kann ganz schnell und einfach eine Kreditkarte erstellt werden. Darüber hinaus besteht mit der Firmenkreditkarte für Mitarbeiter mehr finanzieller Handlungsspielraum, da nach der Freigabe keine erneute Rücksprache mit Vorgesetzten gehalten werden muss. Das bedeutet sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber mehr Freiheit und Flexibilität.

Fazit

Firmenkreditkarten sind eine zeitgemäße Ausgabenlösung, die zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich bringt. Moderner Finanzdienstleister, die virtuelle und physische Kreditkarten anbieten, überzeugen dabei mit der Möglichkeit, unendliche viele Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auszustellen. Durch den Umstieg auf bargeldlose Zahlungen wird nicht nur mehr Transparenz und Sicherheit geschaffen, es kommt auch zu mehr Flexibilität und Zeiteinsparungen. Insbesondere für die Buchhaltung bedeuten Firmenkreditkarten eine enorme Erleichterung, da Ausgaben besser und effizienter verwaltet werden können. Da jede Zahlung nachvollziehbar ist und dadurch das Budget optimal im Blick bleibt, ermöglichen Firmenkreditkarten neue Möglichkeiten zum Wachsen – für jedes Unternehmen.

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