Die Zusammenstellung eines Businessplans ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Bearbeitung und Analyse von zahlreichen Aspekten des Geschäftsvorhabens beinhaltet, mit dem Zweck, die potenziellen Investoren zu überzeugen.

Ein guter Businessplan weckt das Interesse des Kapitalgebers auf, beleuchtet die Ziele des Unternehmens sowie die Managementfähigkeiten des Gründers, stellt die aufzuwendende Technologie und die Marktposition der Neugründung vor.

Dieser zweifelslos hohe Anspruch stellt bestimmte Anforderungen an die Ersteller, die nur mit gründlicher Planung und Organisation befriedigt werden können. 
Die Erarbeitung des Businessplans fängt mit der Aufzeichnung der Ideen an, um die Entwicklung eines strukturierten Erstellungsplans zu ermöglichen. Zur systematischen Planung des Erstellungsprozesses gehört die Aufstellung eines Fragenkataloges. Die Leitfragen helfen die Interessenbereiche der Leser abzudecken, unter anderen den Zweck des Geschäftes mit Kundennutzen und Gewinnpotenzial sowie die Chancen und Risiken vorzustellen.

Investoren schätzen ein Dokument, in dem die wesentlichen Themen der Geschäftsgründung klar dargestellt werden. Im Laufe der Erstellung sind die folgenden Leitfragen abzuarbeiten: 

• Was ist genau das Unternehmensvorhaben?
• Was ist das Ziel der Unternehmung?
• Warum ist es für die Kunden nützlich?
• Welche Märkte wird die Neugründung betreten?
• Welche Fähigkeiten hat das Management, um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen?
• Welche Mittel wird das Unternehmen verwenden?
• Wie hoch ist der Investitionsbedarf, mit welchem Profit kann der Kapitalgeber rechnen?
• Was sind die Risiken der Unternehmung?

Kapitalgeber suchen Antworten auf diese Fragen, um eine fundierte Investitionsentscheidung treffen zu können.
Der Fragenkatalog ergibt die Grobstruktur des Dokumentes, die um weitere Elemente ergänzt wird. Die Struktur des Businessplans soll klar und übersichtlich gestaltet werden. Hilfreich ist dabei die Nummerierung der Themen. Die Sortierung von Quellenmaterial und Notizen nach Themen erleichtert die Arbeit.In der nächsten Phase vertieft man die oben aufgelisteten Themen. Die ausführliche Bearbeitung des Fragenkataloges füllt den Businessplan Schritt für Schritt mit Inhalt.

Im Rahmen eines solchen Projekts sind Themen vollständig aber knapp zu beschreiben. Obwohl es keine genaue Vorschrift für den Umfang gibt, ist es empfehlenswert, ein Dokument von 20-40 Seiten zu erstellen. Die Vorlage ist regelmässig von dem Ersteller durchzusehen, ob der Inhalt bereits ausreichend ist oder weitere Informationen zugeführt werden sollen.

Für die Erarbeitung ist immer im Auge zu behalten, dass Aussagen des Businessplans für die Leser problemlos verständlich sein müssen. Der Ersteller darf sich nie in technischen Details oder in der Analyse verlieren. Kompetenz der Gründer wird auf keinen Fall durch die Masse an detaillierten Angaben bewiesen. In Wirklichkeit ist es umgekehrt: Fähigkeit zu einer vereinfachten Darstellung zeigt, dass der Unternehmer sich in der Branche so gut zurechtfindet, dass er seine Vorstellungen klar erklären kann. Die Arbeit soll immer wieder durch Außenstehende getestet werden. Mit ihrer Hilfe können unverständliche Sätze herausfiltert oder Schwachstellen identifiziert werden. Ihre Ideen bringen Mehrwert in den Erstellungsprozess.

Oft nehmen mehrere Personen an der Erstellung eines Businessplans teil. Im Team können Spezialisten von verschiedenen Bereichen aufgenommen und die Aufgaben gemäß Fachkenntnissen verteilt werden. Während des Prozesses ist es für die Teammitglieder wichtig, von Zeit zu Zeit Besprechungen zu halten, um die Zusammenarbeit zu fördern und ihre Tätigkeit in Einklang zu bringen. Ihre Arbeiten sollen unbedingt standardisiert werden, damit ein Dokument mit einheitlichem Gesamtbild zustande kommt. 
Der Businessplan ist der erste Auftritt des neuen Unternehmens. Vorteilhaft ist es deshalb, wenn er Professionalität aufweist und auch optisch überzeugend wirkt. Das saubere, übersichtliche Erscheinungsbild, die durchgedachte, systematische Verwendung von Schrifttypen, eine richtig gestaltete Kopfleiste mit Firmenlogo erheben wesentlich das Niveau des Dokumentes und hinterlassen beim Leser einen kompetenten Eindruck.

Zur Erstellung des Businessplans sind Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme für PC unverzichtbar. Verwendung von Bildverarbeitungs- sowie Präsentationsprogrammen ist ein nützlicher Beitrag zur Gestaltung einer professionellen Erscheinung.