Mein erster Mitarbeiter – was muss man beachten?

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© Jim_Filim, depositphotos.com

Bei der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters müssen Sie einiges beachten. Viele Unternehmensgründer zögern den ersten Mitarbeiter einzustellen. Nicht nur die Zahlung des Gehalts macht ihnen Angst, sondern vor allem auch die bürokratischen Hürden, die mit der Einstellung eines Mitarbeiters verbunden sind. Die Einstellung eines Mitarbeiters ist ein großer Schritt, der gut überlegt sein will und mit dem man Verantwortung für einen anderen Menschen übernimmt.

Wenn Sie als Existenzgründer merken, dass die Arbeit alleine nicht mehr zu bewältigen ist, sollten Sie sich Gedanken über die Anstellung eines Mitarbeiters machen. Dies ist ein bedeutender Schritt. Nehmen Sie sich Zeit für die Wahl des richtigen Mitarbeiters. Auch die Wahl des Arbeitsverhältnisses will gut überlegt sein. Abgesehen von der großen Verantwortung, die Sie durch die Einstellung eines Mitarbeiters übernehmen, bedeutet ein Mitarbeiter auch tatkräftige Unterstützung und neuen Input. Stellenausschreibungen können Sie im Internet veröffentlichen, dies ist größtenteils kostengünstig.

Arbeitsverträge und Kündigung

Arbeitsverträge sollten immer in schriftlicher Form erstellt werden, um Konflikte zu vermeiden. Ein Arbeitsvertrag muss die Anschrift und den Namen beider Parteien enthalten. Die Tätigkeit sollte kurz beschrieben werden. Außerdem sollte notiert werden ab wann der Vertrag gilt. Auch Arbeitszeiten und Urlaubsregelungen sollten im Vertrag geregelt sein. Besonders wichtig ist natürlich die Festsetzung der Höhe des Gehalts.
Gerade als Existenzgründer bedeutet die Zahlung eines Gehalts eine Belastung, allerdings sollten Sie Ihrem Mitarbeiter einen angemessenen Lohn zahlen. Erkundigen Sie sich deshalb welches Gehalt branchenüblich ist. Bedenken Sie, dass fast die Hälfte des Bruttogehalts an Lohnnebenkosten von Ihnen gezahlt werden muss. Deshalb ist es wichtig die Gesamtkosten genau zu kalkulieren.
Auch Kündigungsfristen müssen im Arbeitsvertrag angegeben werden. Damit eine Kündigung rechtskräftig ist, müssen Sie zunächst die im Vertrag festgehaltene Kündigungsfrist einhalten. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und deren Erhalt sollte vom Arbeitnehmer quittiert werden. Arbeiten in Ihrem Unternehmen weniger als zehn Mitarbeiter, brauchen Sie keinen Kündigungsgrund zu nennen.

Pflichten des Arbeitgebers

Durch die Einstellung eines Arbeitnehmers, wird eine Anmeldung Ihres Unternehmens bei der Bundesagentur für Arbeit verpflichtend. Sie erhalten daraufhin eine Betriebsnummer, diese brauchen Sie, um Ihren Angestellten bei der Sozialversicherung anzumelden.

Sie müssen Ihre Mitarbeiter bei der Krankenkasse zur Renten- Kranken- und Arbeitslosenversicherung anmelden. Die Höhe der Beiträge ist von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich. Der Betrag wird bei der Lohnabrechnung gleich beibehalten. Sie müssen Ihren Mitarbeiter bei der Krankenkasse für eine Sozialversicherung anmelden. Dies sollte vor der ersten Gehaltsabrechnung erfolgen.

Monatlich müssen Sie eine Gehaltsabrechnung erstellen. Sie sollten dafür am Besten einen Steuerberater zu Rate ziehen. Einen Teil des Gehalts halten Sie als Lohnsteuer ein und zahlen diese an das zuständige Finanzamt.

Denken Sie daran, Ihren Mitarbeiter noch in der ersten Woche bei der jeweiligen Berufsgenossenschaft anzumelden. Diese übernimmt nämlich die gesetzlich vorgeschriebene Unfallversicherung. Die Beiträge für diese Versicherung müssen Sie direkt an die Berufsgenossenschaft zahlen.

Art des Arbeitsvertrags

Bei der Wahl der Art des Arbeitsvertrags ergeben sich mehrere Möglichkeiten. Mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag gehen Sie das größte Risiko ein. Natürlich hat es auch Vorteile einen Mitarbeiter langfristig an sich zu binden. Für den ersten Mitarbeiter in einem Ein-Personen-Unternehmen gibt es zumindest in Österreich eine Lohnnebenkostenförderung. Diese kann man beantragen, wenn Sie einen Mitarbeiter fest einstellen. Die Förderhöhe beträgt 25 % des Bruttolohns. In Deutschland wird ein solcher Zuschuss nur bestimmten Branchen gewährt, wie z.B. im maritimen Bereich.

Für viele Existenzgründer ist ein befristeter Arbeitsvertrag eine gute Möglichkeit, sich nicht langfristig zu verpflichten und erst einmal zu sehen, wie man mit einem Angestellten zu Recht kommt. Da die Entwicklung des Unternehmens gerade nach der Gründung sehr schwer einzuschätzen ist, hat ein befristeter Vertrag seine Vorteile. Nach Ablauf des Vertrags endet das Arbeitsverhältnis automatisch. Allerdings müssen Sie diese Art der Einstellung beim Gesetzgeber begründen. Zulässige Gründe wären beispielsweise, die Erprobung eines neuen Mitarbeiters, die Vertretung eines erkrankten Mitarbeiters oder saisonalbedingte Beschäftigung. Auch die Ersteinstellung nach dem Studium ist ein Grund. Auch ohne besonderen Grund kann man befristete Verträge für eine maximale Dauer von zwei Jahren abschließen und diese dann maximal dreimal verlängern. Auch in diese Verträge können Sie eine Kündigungsfrist integrieren, falls Sie sich die Möglichkeit offen lassen wollen, dem Mitarbeiter vor Ablauf des Vertrags zu kündigen. Bei der Industrie- und Handelskammer erfahren Sie ob Tarifverträge auch für Ihr Unternehmen bindend sind.
Von großem Vorteil gerade bei Unternehmensgründungen sind freie Mitarbeiter. Durch freie Mitarbeit können Sie mit der größtmöglichen Flexibilität auf die Auftragslage reagieren. Freie Mitarbeiter stellen Ihnen die geleistete Arbeit in Rechnung. Für die Versteuerung sind freie Mitarbeiter selbst verantwortlich und der komplette bürokratische Aufwand wie die Anmeldung bei Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften entfällt. Der freie Mitarbeiter darf aber nicht wie ein Angestellter ins Unternehmen eingebunden sein und auch keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen haben, ansonsten ist er wie ein Angestellter zu behandeln.

Eine weitere Möglichkeit ist die Beschäftigung von studentischen Aushilfen und anderen Hilfskräften in einer geringfügigen Beschäftigung. Hier gelten spezielle Regelungen für die Abgaben zur Sozial- und Rentenversicherung, und richten sich nach der Anzahl der gearbeiteten Stunden pro Woche sowie dem Gesamtverdienst pro Monat. Unter 450 Euro wird meist ein Pauschalbetrag fällig, den der Arbeitgeber begleichen muss. Dadurch müssen auch geringfügig Beschäftigte ordnungsgemäß angemeldet und versichert werden.

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