Zettelwirtschaft oder Dokumentenmanagement? Das ist hier die Frage. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Unternehmer nicht nur bei der Pflege und Sicherung aller wichtigen Dokumente, sondern hilft außerdem dabei, Kosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und garantiert per Cloud sogar den sicheren mobilen Zugriff von überall her auf alle Daten.
Obwohl wir bereits das Jahr 2016 schreiben, arbeiten viele Unternehmen noch wie in den Neunzigern des letzten Jahrhunderts. Wichtige Dokumente und Kundendaten werden auf einzelnen Rechnern oder unter der ständig anwachsenden Datenlast ächzenden Servern gespeichert. In manchen Unternehmen und Behörden füllen sogar noch immer Aktenordner etliche Räume bis unter die Decke. Dabei gibt es schon lange Lösungen, um der wachsenden Dokumentenflut Herr zu werden, nämlich ein vernünftiges Dokumentenmanagementsystem.
Inhaltsverzeichnis
Welche Vorteile haben Unternehmer von einem cloudbasierten DMS?
Unter einem DMS versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Auch papiergebundene Dokumente können digitalisiert und auf diese Weise wesentlich sicherer archiviert werden. Unternehmer werden so unterstützt, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und ihre Mitarbeiter haben Kopf und Hände frei für wichtigere Aufgaben.
Mittlerweile können DMS auch komplett in einer Cloud enthalten sein, was Unternehmern weitere Vorteile bietet, so entfallen hohe einmalige Software-Anschaffungskosten, Mitarbeiter haben von überall auf der Welt bequem über ihren Internetbrowser Zugriff auf die Daten, selbst von ihrem Smartphone, und es muss sich niemand um die Pflege und Aktualisierung des Systems kümmern, da dies bereits vom DMS-Anbieter erledigt wird. Ein Anbieter, der solche cloudbasierten DMS für Unternehmen zur Verfügung stellt, ist zum Beispiel die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH.
Wie hilft ein DMS Unternehmern Zeit und Geld zu sparen?
Daneben bringt ein Dokumentenmanagement noch eine Reihe weiterer Vorteile, denn es hilft, Kosten einzusparen. Da die Dokumente systematisch gespeichert sind, führt ein DMS automatisch zu einer erheblichen Reduzierung der Suchzeiten für die Mitarbeiter, auch der interne Mailverkehr kann deutlich reduziert werden, da Fragen zu den Ablageorten einzelner Dokumente der Vergangenheit angehören. Die eingesparte Zeit können die Mitarbeiter für gewinnbringendere Tätigkeiten als der Dokumentensuche nutzen. Auch Mitarbeiter, die bisher vor allem für das Kopieren und Ablegen abgestellt wurden, können nun sinnvollere Aufgaben übernehmen. Gleiches gilt für Archiv- und Serverräume, die nun frei werden und produktiv genutzt werden können.
Ein DMS senkt zudem die Kosten für Druck und Versand, da Dokumente schnell und sicher im System verteilt werden. Durch beschleunigte Freigabeprozesse werden auch Arbeitsprozesse beschleunigt, was den Kunden zu Gute kommt, die sich über eine raschere Erledigung ihrer Aufträge freuen. Auch um behördliche und gesetzliche Bestimmungen zur Archivierung müssen sich Unternehmer mit einem zeitgemäßen DMS weniger Sorgen machen, da diese Komponente sozusagen outgesourct ist. Es gibt also einige Argumente für Unternehmen, auf ein Dokumentenmanagementsystem umzusteigen.
Fazit
Ein DMS ist die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dieses unterstützt Unternehmer bei der Einsparung von Kosten, da Mitarbeiter-Ressourcen frei werden, die bisher mit dem Kopieren und Sortieren von Dokumenten betreut waren und Räumlichkeiten für die Ablage nicht mehr benötigt werden. Es unterstützt die Mitarbeiter zudem bei der rascheren Erledigung von Arbeitsabläufen, was den Kundenservice verbessert. Mittlerweile gibt es auch cloudbasierte DMS, die den mobilen Zugriff via Browser auf die Daten erlauben und weitaus günstiger in den Anschaffungskosten sind.
