Am Ende des Jahres muss jeder Unternehmer seinen Gewinn ermitteln. Dies dient der Abbildung der genauen finanziellen Lage und ermöglicht nicht nur dem Unternehmer eine Basis für die weitere Finanzplanung, sondern ist überdies die Grundlage für die Besteuerung durch das Finanzamt. Die wichtigen Daten für die Gewinnermittlung liefert dabei die Buchführung, der daher eine wichtige Aufgabe im Unternehmen zukommt. Gründer sollten sich daher mit dieser Aufgabe gut auskennen.
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Wer ist zur Doppik verpflichtet?
Die doppelte Buchführung wird auch als Doppik bezeichnet und ihre Notwendigkeit ist sowohl im Handelsgesetzbuch als auch durch das Steuerrecht definiert. Dazu verpflichtet sind:
1. Ins Handelsregister eingetragene Unternehmen
2. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 600.000 Euro und einem Jahresgewinn ab 60.000 Euro (unabhängig davon, ob sie im Handelsregister eigentragen sind)
Ausgenommen von dieser Pflicht sind Freiberufler (§141 AO) und jeder Unternehmer, auf den die oben genannten Bedingungen nicht zutreffen. Diese dürfen ihren Jahresabschluss mittels der einfachen Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erstellen. Ändert sich die finanzielle Lage einige Zeit nach der Unternehmensgründung, muss die Form der Buchführung nicht sofort gewechselt werden. Der Zeitpunkt des Wechsels wird durch das Finanzamt angeordnet und muss erst zum angegebenen Termin vorgenommen werden.
Was gilt es bei der doppelten Buchführung zu beachten?
Grundlegend ist – wie die Bezeichnung schon andeutet -, dass jeder Geschäftsvorfall immer zweimal erfasst werden muss. Dazu wird er einmal auf der Haben- und einmal auf der Soll-Seite in den verschiedenen Erfolgs- und Bestandskonten der Doppik verbucht. Beispiel: Kauft der Unternehmensgründer einen Firmenwagen für 50.000 Euro, verringert sich der Geldbestand um 50.000 Euro, während der Bestand des Anlagevermögens sich um den gleichen Betrag erhöht.
Die Buchungen müssen chronologisch, lückenlos und genau sowie sachlich geordnet erfolgen. Neben der exakten Erfassung der Geschäftsvorfälle müssen diese auch belegt werden können, weshalb für jede Buchung ein Beleg vorhanden sein muss. Die Belegorganisation stellt daher einen wichtigen Punkt bei der doppelten Buchführung dar. Darüber hinaus muss jeder Buchungssatz genau festgelegte Informationen (Datum, Nummer, Betrag, Soll- und Haben-Konto) enthalten, die ihn näher spezifizieren. Die Regeln der Doppik sind deswegen so streng, damit die Buchführung transparent und für Dritte leicht nachvollziehbar ist. Dies ist vor allem für Unternehmen wichtig, die sehr viele Geschäftsvorfälle verbuchen müssen. Zudem kann durch mögliche Fehler oder ungenaue Buchungen, das Bild, das der Jahresabschluss liefert, verzerrt beziehungsweise verfälscht sein. Da die Abbildung der finanziellen Lage nicht nur internen Zwecke dient, sondern auch externen Stellen wie Geldgebern und dem Finanzamt, kann dies negative Konsequenzen mit sich bringen.
Hilfreiche Tipps für eine einfachere Buchführung
1) Genaues Arbeiten
Die Grundsätze der Buchführung sind bereits wegweisend für eine übersichtliche und genaue Buchhaltung. Auch wenn dies sehr aufwendig erscheint, hilft es, sich daran zu halten. Denn so muss man sich wenig Sorgen haben, etwas falsch zu machen, auch wenn man kein Buchhaltungsprofi ist.
2) Hilfe vom Profi
Viele Gründer entscheiden sich aus Kostengründen die Buchhaltung selbst zu übernehmen. Allerdings können sich die Kosten für die Beauftragung oder Einstellung eines Buchhalters relativieren, wenn man dadurch schwerwiegende Fehler vermeiden kann. Sobald die Buchhaltung durch das Wachstum des Unternehmens umfangreicher wird, ist dies allerdings empfehlenswert.
3) Unterstützung
Jungunternehmer können sich auch durch den Einsatz von Unternehmenssoftware helfen lassen. Neben der kompletten Buchführung inklusive Anlagenverwaltung kann man mit diesen Anwendungen auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Warenwirtschaft sowie weitere unternehmerische Aufgaben durchführen. Ein Beispiel dafür ist Financial Office Pro, das hier erhältlich ist.
4) Ordnung
Die Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen für die Buchführung müssen während des Geschäftsjahres sowie eine Zeitlang danach (6-10 Jahre, §147 AO) aufbewahrt werden. Ein durchdachtes System hilft Ordnung zu wahren und erleichtert zudem die Erledigung der Buchführungsaufgaben.
