Das mobile Büro – Clouds als Helfer für unterwegs

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© yuliang11, depositphotos.com

Die Cloud hat jetzt schon unser Leben verändert. Den meisten Menschen ist es nur noch nicht bewusst geworden, dass sie täglich diese Speichermöglichkeiten nutzen. Ohne sie gäbe es kein Facebook, kein Twitter, kein Gmail oder Spotify. Denn über die Hälfte aller Internet Benutzer empfangen ihre E-Mails auf sogenannten Cloud-Servern wie Gmail oder Yahoo.

In den letzten Jahren wurden immer mehr mobile Geräte verkauft. Die Geräte werden ständig besser und verfügen teilweise über einen hoch integrierten und leistungsfähigen Prozessor. Auch für Unternehmer sind die kleinen Alleskönner besonders wichtig. Immer und überall erreichbar zu sein, ist ein großer Vorteil. Ob es sich dabei um die interne Kommunikation oder um den Kundenservice handelt, die mobilen Helfer sind Bestandteil des heutigen Geschäftslebens geworden. Kein Unternehmen kann sich heutzutage erlauben, dass die Mitarbeiter während der Arbeitszeit nicht immer erreichbar sind. In einigen Fällen auch weit über die normale Arbeitszeit hinaus.

Clouds vereinfachen den Austausch von Dateien und Dokumenten

Heutzutage ist die konventionelle Kommunikation durch Sprache aber nicht mehr so wichtig. Kommunikationsprogramme wie Skype und WhatsApp bieten wichtige Möglichkeiten, um Dateien, Dokumente oder Fotos direkt verschicken zu können. Aber auch die Nachfrage nach Speicherplatz ist rasant gestiegen. Zudem haben wir meist verschiedene Medien, mit denen wir gleichzeitig auf die Dateien und Dokumente zugreifen können. Hier haben sich in den letzten Jahren Clouds etablieren können. Das sind Speichereinheiten, die im Internet für Sie bereitgehalten werden. Dabei kann es sich um kostenlose Speicherplätze handeln oder über mehrere Terabyte große kostenpflichtige Einheiten. Die vielen Tarife sind meist abgestimmt auf die Datenmengen, die Sie benötigen. Je nach Befugnis und Zugriffsverwaltung können auf diese Clouds mehrere Mitarbeiter zugreifen und die Informationen austauschen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Damit steht Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung immer auf die neusten Daten zugreifen zu können.

Zeitkritische Informationen für Unternehmen wichtig

In jedem Unternehmen werden Informationen benötigt, die von verschiedenen Personen oder Abteilungen zusammengestellt werden. Dabei kann es sich um Produktionsdaten, Lagerbestände oder Verkaufsdaten handeln. Jederzeit auf diese Informationen über eine Cloud zugreifen zu können, kann Ihrem Unternehmen einen wichtigen Marktvorteil ermöglichen. Ein großer Vorteil ist, dass Sie bei einem Kundengespräch oder in einer Sitzung sofort Auskunft über den aktuellen Lagerbestand eines Artikels, dessen spezifischen Funktionen oder die aktuellen Produktionskosten zur Hand haben.

Wie ist es möglich diese Technik sinnvoll einzusetzen?

Clouds eignen sich nicht nur für zeitkritische Dokumente. Sie können auch Dokumente, Dateien oder Bilder speichern, auf die man bei Bedarf zurückgreifen kann. Diese können dann bei Bedarf über die verschiedenen Kommunikationsprogramme oder per E-Mail versandt werden. Nutzen können Sie die Clouds auch bequem von Ihrem Smartphone aus. Die großen Anbieter haben hierfür spezielle Apps auf den Markt gebracht, die eine kinderleichte Nutzung erlauben. Damit können Sie selbst Tabellenkalkulationen oder Datenbanken unterwegs abrufen und bearbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass alles zentral auf Servern gespeichert wird, bei denen meist ein regelmäßiges Backup durchgeführt wird. Dadurch können Sie Daten nicht versehentlich löschen. Auch bei dem Verlust Ihres Smartphones oder Computers können Sie weiterhin auf die Daten zugreifen. Es geht nichts verloren.

Im Allgemeinen geht der Trend weg von den festen Arbeitsplätzen, hin zu den mobilen Arbeitsplätzen, wo aber trotzdem ein zentraler Zugriff auf Daten möglich sein muss. Mit den Cloud-basierten Speicherplätzen können Sie mit jedem Gerät, d.h. Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone, auf Ihre Dateien zugreifen. Der Trend spiegelt sich in den Verkaufszahlen wieder, es wurden im Jahre 2015 bis jetzt 270 Millionen Desktop und Laptop Computer verkauft, gegenüber 325 Millionen Tablets und fast 2 Milliarden Smartphones. Es wird damit gerechnet, dass die Mobilgeräte nächstes Jahr die fest installierten Geräte fast ganz ablösen. Die Clouds spielen dabei sicher eine große Rolle, da keine großen Speicherkapazitäten mehr auf den Geräten vorhanden sein müssen.

Weitere Vorteile der Cloud-Technik

Es werden heutzutage keine technischen Voraussetzungen mehr benötigt, um solche Clouds einzurichten und zu nutzen. Sie müssen einfach über ein entsprechendes Konto des Dienstleisters verfügen und können sich innerhalb von Minuten Ihren Speicherplatz reservieren. Der Zugriff erfolgt sofort und Sie können anfangen Ihre Daten zu speichern.

Sie müssen keine Software oder Lizenzen kaufen oder Berater für die Integration beauftragen. Je nach Speicherbedarf entstehen keine Unkosten für das Unternehmen. Bei größeren Kapazitäten werden monatliche Gebühren fällig, die aber nur einen kleinen Teil der früheren Kosten für den digitalen Speicherplatz ausmachen.

Bei der Lagerung Ihrer Daten auf den Clouds sind alle Hardwareteile bei den Anbietern. Sie müssen keine Servicekosten tragen oder teure Updates kaufen.

Sicherheit

Wenn alle ihre kritischen Daten in einer Cloud gespeichert sind, wird je nach festgelegter Sicherheitsstufe eine Abfrage benötigt. Selbst wenn Sie Ihren Laptop oder Ihr Smartphone verlieren, kann niemand auf Ihre kritischen Daten zugreifen, zumal Sie den Zugriff auch sofort sperren können. Ein wichtiger Aspekt, wenn man bedenkt das große Unternehmen in Deutschland im Durchschnitt ca. 200 Laptops im Jahr verlieren. Wenn diese dann mit vertraulichen Daten bestückt sind, kann es zu einem teuren Sicherheitsproblem werden. Wenn Sie die Daten in einer Cloud speichern ist der Verlust eines mobilen Gerätes nur eine kleine Unannehmlichkeit, kein potentielles Sicherheitsrisiko, denn Sie können wie bereits erwähnt den Zugang zu Ihrer Cloud sofort sperren oder die Zugangspasswörter ändern.

Ein weiterer Aspekt ist die Sicherheit vor einem systematischen Datenscan und Datenklau. Insbesondere in Zeiten des NSA-Skandals sind Internetnutzer und Unternehmen sehr vorsichtig geworden, was Ihre digitalen Daten angeht. Insbesondere die Abspeicherung der Daten auf amerikanischen Servern kann eine Sicherheitslücke darstellen, wenngleich alle großen Cloud-Anbieter aus den USA kommen. Man sollte somit insbesondere bei vertraulichen Daten und darauf achten, wo der Anbieter seine Server hat, denn hier sei ein Standort innerhalb der EU zu empfehlen. Und man sollte darauf achten, ob Verschlüsselungstechniken verwendet werden, durch die Daten verschlüsselt in der Cloud abgelegt werden. Nur so kann man sich effektiv vor Missbrauch schützen.

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