Buchhaltung für Start-Ups – EÜR oder doppelte Buchführung?

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Unabhängigkeit, die Möglichkeit, der eigene Chef zu sein und sich endlich selbst zu verwirklichen: Die Vorzüge einer selbstständigen Tätigkeit sind verlockend, egal ob man ein Unternehmen gründet oder sich eine Existenz als Freiberufler aufbaut.

Um diesen Schritt aus der Sicherheit des Angestelltenverhältnisses heraus erfolgreich gestalten zu können, müssen Gründer natürlich eine Menge beachten. Eine solide Finanzierung ist die Grundvoraussetzung, und in der Anfangszeit wird man sich auch auf sehr lange Arbeitstage einstellen müssen. Schließlich gilt es, sich auf dem Markt zu positionieren und einen Kundenstamm zu akquirieren.

Neben diesen äußerst zeit- und kraftaufwändigen Bemühungen, die eigene Marke zu etablieren, dürfen jedoch auch einige betriebswirtschaftliche Tätigkeiten nicht vernachlässigt werden. Besonders wichtig ist es, von Anfang an korrekte und vollständige Bücher zu führen.

Die Buchhaltung schreckt viele Gründer zunächst ab – warum eigentlich?

Wer sich zum ersten Mal mit der Buchhaltung beschäftigt, kann anfangs leicht verzweifeln. Gefühlt tausende von Regelungen und Vorschriften, die sich dazu auch noch ständig ändern, führen dazu, dass viele glauben, vor einem unlösbaren Rätsel zu stehen.

Es ist zugegebenermaßen nicht einfach, bei der Buchführung keine Fehler zu machen und die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen jederzeit umfassend im Blick zu haben und entsprechend zu berücksichtigen. Damit auseinandersetzen muss man sich als Unternehmensgründer aber auf jeden Fall. Es führt also kein Weg daran vorbei, sich in diese Thematik einzuarbeiten.

Grundzüge der doppelten Buchführung

Der Begriff „doppelte Buchführung“ ist den meisten aus dem Wirtschaftsunterricht sicher noch geläufig. Was genau sich dahinter verbirgt, ist allerdings den wenigsten klar. Hauptbestandteile der Doppik sind die verschiedenen Bücher und Konten, in denen alle finanziellen Vorgänge rund um ein Unternehmen chronologisch erfasst und dokumentiert werden müssen.

1. Die Bücher

Bei den Büchern wird zwischen Grundbuch, Hauptbuch und den Nebenbüchern unterschieden.

Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorgänge eingetragen und dabei mit einer laufenden Nummer versehen. Wie bei allem, was die Buchführung betrifft, muss man auch hier auf Chronologie, Sorgfalt und Transparenz achten. Jeder Vorgang muss also mit Datum, der genauen Höhe des Betrags, einer Erläuterung und einem Verweis zum dazugehörigen Beleg festgehalten werden.

Anschließend wird die gesamte Auflistung ins Hauptbuch übertragen. Hier werden die einzelnen Vorgänge allerdings nach verschiedenen sachlichen Kriterien geordnet.

Um eine noch genauere und einfachere Übersicht über die Geschäftsvorgänge zu haben, erfolgt anschließend die Dokumentation der einzelnen Sachgruppen in den entsprechenden Nebenbüchern.

2. Die Konten

Sie werden in Betrags- und Erfolgskonten unterteilt, wobei jedes dieser Konten aus zwei Seiten besteht: den Aktiva und den Passiva.

Auf der Aktiva-Seite des Betragskontos werden aktive latente Steuern, Anlage- und Umlaufvermögen, aktive Rechnungsabgrenzungsposten und der nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag verbucht.

Passive latente Steuern, Verbindlichkeiten und Eigenkapital sind dagegen auf der Passiva-Seite zu finden.

Bei den Erfolgskonten wird zwischen Ertrags- und Aufwandskonten unterschieden. Alle Wertzuflüsse, die das Eigenkapital eines Unternehmens erhöhen, werden auf diesen Konten dokumentiert.

Es geht auch einfacher: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Für Gründer gibt es in Bezug auf die doppelte Buchführung allerdings eine besonders gute Nachricht: Wahrscheinlich kommen sie zumindest in der Anfangszeit an ihr vorbei. Als buchführungspflichtig (d.h. zur Doppik verpflichtet) gelten in Deutschland nämlich nur bestimmte Unternehmen: Solche, deren Gewinn pro Geschäftsjahr mehr als 60.000 € beträgt oder deren Umsatz im selben Zeitraum 600.000 € übersteigt. Dazu kommen die Rechtsformen oHG, KG, GmbH und KG sowie ins Handelsregister eingetragene Kaufleute.

Wenn ein Unternehmen unter der oben genannten Gewinn- bzw. Umsatzgrenze liegt, muss es seine Bücher nicht doppelt führen. Das gleiche gilt für Freiberufler sowie Land- und Forstwirte. Wer in diese Kategorie fällt, muss zur Ermittlung seines Gewinns lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen, mit der einige Erleichterungen einhergehen.

Für eine EÜR reicht es prinzipiell aus, alle Vorgänge in einem einzigen Buch zu erfassen. Selbstverständlich ist es aber hierbei essentiell, chronologisch und lückenlos vorzugehen. Am Ende des Geschäftsjahres muss schließlich auch diese Auflistung einer eventuellen Überprüfung durch das Finanzamt standhalten können.

Auf eine Jahresbilanz oder eine Inventur können Unternehmen, die nicht unter die Buchführungspflicht fallen, komplett verzichten.

Egal, welcher Form der Buchführung man unterworfen ist: An die Aufbewahrungspflicht muss man sich auf jeden Fall halten. Alle Dokumente, die mit geschäftlichen Abläufen zu tun haben, müssen demnach je nach Art zwischen sechs und zehn Jahren aufgehoben und auf Verlangen dem Finanzamt übergeben werden.

Unvollständige Buchführung kann schwerwiegende Folgen haben

Wer diese Pflicht verletzt oder beim Führen seiner Bücher sonstige Fehler macht, muss im Falle einer Steuerprüfung mit empfindlichen Nachzahlungen oder Strafen rechnen. Es empfiehlt sich also dringend, sich mit der Thematik eingehend zu beschäftigen, um böse Überraschungen von vorneherein auszuschließen.

Wer seine Bücher korrekt führt, hat außerdem einen weiteren großen Vorteil. Er verliert nie den Überblick über das finanzielle Tagesgeschäft und weiß so jederzeit, wie es gerade um sein Unternehmen und damit letztlich um ihn selbst steht.

Es gibt zahlreiche Hilfestellungen

Aus diesem Grund ist es auch nicht ratsam, die Buchhaltung auszulagern. Es gibt zwar zahlreiche spezialisierte Dienstleister, die sich um die Bücher anderer Unternehmen kümmern, der exakte und dauerhafte Einblick in aktuelle Geldbewegungen geht dann allerdings leicht verloren. Das Beauftragen eines externen Buchhalters ist zudem selbstverständlich auch ein Kostenfaktor. Besonders in der Anfangszeit müssen die meisten Gründer aber auf jeden Euro achten, so dass es sich eher lohnt, sich selbst in die Buchführung einzuarbeiten.

Dabei kann man sich in unzähligen Internetforen und auf Webseiten, die entweder speziell auf Gründer oder die Buchhaltung ausgerichtet sind, kostenlose Hilfe holen. Ein Besuch auf Portalen wie buchhaltung-einfach-sicher.de lohnt sich für Jungunternehmer also auf jeden Fall. Mit Hilfe der dort veröffentlichten Fachartikel wird ihnen die Buchhaltung bald schnell und effizient von der Hand gehen.

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