5 Gründe für virtuelle Zusammenarbeit

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virtuelle zusammenarbeit
© grapix, depositphotos.com

Zusammenarbeit ist im Berufsalltag gang und gäbe und bringt zahlreiche Vorteile mit, obwohl es auch einiges zu beachten gibt. Eine neue Form der Kollaboration stützt sich auf ein Medium, das heute ebenfalls fest zum Alltag dazugehört und neue Möglichkeiten bietet: das Internet. Was spricht alles für eine virtuelle Zusammenarbeit, und wer profitiert davon auf welche Weise?

Grund 1: vielseitig gestaltbare und nutzbare Arbeitsweise der Zukunft

Egal, ob man den Begriff virtuelle Zusammenarbeit, webbasierte Zusammenarbeit, virtuelle Teamarbeit oder Online-Zusammenarbeit nutzt – dahinter verbirgt sich ein Oberbegriff, der schier unendliche Möglichkeiten in sich vereint. So kann man sich entweder nur hin und wieder darauf verlassen wie beispielsweise für ein Online-Meeting, eine Videokonferenz oder als Ersatz für Geschäftsreisen – oder man kommuniziert und arbeitet komplett virtuell mit einem Geschäftspartner. Sowohl Individuen, also nur bestimmte Angestellte, als auch ganze Unternehmen können virtuell zusammenarbeiten. Besonders oft begegnet man der virtuellen Zusammenarbeit von Teams, die beispielsweise in verschiedenen Standorten derselben Firma tätig sind. Da auf der einen Seite Outsourcing immer üblicher ist und auf der anderen Seite der technische Fortschritt immer neue Optionen zur virtuellen Kommunikation und Kollaboration bietet, handelt es sich um eine zukunftsfähige Arbeitsweise, die sich weiter durchsetzen wird.

Grund 2: räumliche, zeitliche und organisatorische Grenzen überwinden

Dank der informationstechnischen Vernetzung lässt sich gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ohne dass dabei alle Beteiligten an einem Tisch sitzen oder in einem Gebäude zum selben Zeitpunkt aktiv sein müssen. Per Computer, Laptop und digitalen Medien wie dem Smartphone, per Internet, Cloud und geeigneter Software kann grenzübergreifend gearbeitet werden und das sowohl national als auch multinational bzw. international. Dank der Kommunikation per Informationstechnik ist es nicht notwendig, dass sich die Teammitglieder in derselben Zeitzone befinden. Gerade aufgrund der zeitversetzten Arbeit mehrerer Teams oder Mitarbeiter auf der ganzen Welt ist es sogar denkbar, dass ein Unternehmen 24 Stunden am Tag tätig und erreichbar ist. Der schnelle Informationsaustausch spart Zeit. Lange Anreisen werden nicht benötigt, sodass ein Problem schnell gelöst werden kann. Es ist theoretisch möglich, dass sofort reagiert wird, weil pro Standort ein Zuständiger vor Ort ist und per virtueller Vernetzung Wichtiges erfährt und weiterleitet. Das hohe Maß an Flexibilität bei der webbasierten Zusammenarbeit ermöglicht nicht zuletzt das kurzfristige Arbeiten und Einhalten von Deadlines. Teams können rasch gebildet, umstrukturiert und aufgelöst werden, und die Teamarbeit ist dabei nicht selten an Zugriff auf Wissen und Ressourcen gekoppelt, die sonst nicht zur Verfügung stünden.

Grund 3: Kostenersparnisse durch webbasierte Zusammenarbeit

Dank der Online-Zusammenarbeit ist es zum Teil möglich, Betriebskosten zu sparen. Manche Länder verfügen über niedrigere Lohnkosten, z. B. Asien und Osteuropa, und auch die Produktionskosten sind oft niedriger. Wer sich daher für Outsourcing entscheidet und auf die virtuelle Zusammenarbeit setzt, vermag Projekte günstiger umzusetzen. Denn es entfallen nicht nur Personal- und Reisekosten, sondern auch Kosten für Drucken, Kopieren und schriftliche Korrespondenz – denn die Kommunikation erfolgt größtenteils per Videotelefonie, Chats, E-Mails und vernetzter Datenbank. Ein Kostenmehraufwand entsteht durch die virtuelle Zusammenarbeit eher nicht, weil Unternehmen meist von Haus aus bereits über einen Internetzugang und die benötigte IT-Infrastruktur verfügen. Hält man Online-Meetings ab, spart man sich die Ausgaben für das Mieten von Räumlichkeiten oder das Instandhalten der betriebseigenen Konferenzräume sowie die Verpflegung und Ausstattung aller Konferenzteilnehmer.

Grund 4: Erhöhte Konkurrenzfähigkeit

Durch die virtuelle Teamarbeit lassen sich Großprojekte in Angriff nehmen, die man sonst zeitlich, logistisch und personaltechnisch womöglich nicht bewältigen könnte. Das erhöht genauso die Konkurrenzfähigkeit wie die Tatsache, dass man durch diverse Standorte mehr Kundennähe aufbaut. Seien es Branchen, Franchise-Unternehmen oder Freelancer: Hat man vor Ort eine Fachkraft und/oder einen Ansprechpartner und kann diesen lückenlos in den zentralen Berufsalltag integrieren und informieren, dann ist der Kunde in der Tat König. Die strategische Standorterschließung und Ressourcenbündelung sowie mehr aktuelles und lokales Wissen gelten ebenfalls als ein Wettbewerbsvorteil. Da die virtuelle Zusammenarbeit auch die Effizienz steigert und die Reaktionszeit minimiert sowie das ersparte Geld anderweitig investiert werden kann, ist man der Konkurrenz einen Schritt voraus.

Grund 5: Image-Verbesserung

Die Online-Zusammenarbeit besitzt Potenzial. Sie mag in Deutschland zwar noch in den Kinderschuhen stecken, doch in anderen Ländern wird sie bereits rege genutzt, und die technischen Voraussetzungen und Hilfsmittel sind in allen nur erdenklichen Formen vorhanden. Wenn sich ein Unternehmen auf virtuelle Zusammenarbeit spezialisiert, macht es dies nicht nur konkurrenzfähiger, sondern auch als Arbeitgeber interessanter. So ist auf www.toplink.de nachzulesen, dass laut Studie der University of Phoenix, USA, bis 2020 die webbasierte Zusammenarbeit eine der wichtigsten (neuen) Fähigkeiten der Arbeitswelt sein wird. Wer diese Schlüsselqualifikation schon früh beherrscht, sichert sich Erfolg auf dem Arbeitsmarkt der Zukunft und lockt speziell junge, ehrgeizige Fachkräfte an. Die flexiblen Organisations- und Arbeitsformen sorgen für ein modernes, attraktives Corporate Image.

Fazit

Wird die virtuelle Zusammenarbeit richtig genutzt, kann sie viele Vorteile mitbringen. Das Unternehmen erschließt neue Standorte und ist näher am Kunden und am Geschehen dran, was wiederum eine schnellere Reaktionszeit und mehr Informationen und Ressourcen bedeutet. Kann man unabhängig von der Lokalität und Zeit kommunizieren und zusammenarbeiten, steigert dies die Effizienz und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit. Nicht zu vergessen ist, dass meist mit einer geringen Investition in die benötigte Technik langfristig Einsparungen erzielbar sind, weil man sich z. B. auf Outsourcing und Online-Meetings statt Geschäftsreisen verlässt.

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